Projektmenedzsment-csoport elszámoltathatósági tippei
Tartalom
- Cím elszámoltathatóság a Kickoff Találkozón
- Jelölje ki a Feladatok összekapcsolhatóságát
- Kapjon nyilvános kötelezettségvállalásokat cselekvési tételekkel kapcsolatban
- A cselekvési cikkek nyilvános nyomon követése
- Gyenge teljesítmény
- Növelje a teljesítmény kérdéseit, ha szükséges
Az elszámoltathatóság, amely kritikus jelentőségű a projekt sikere szempontjából, nem azt jelenti, hogy a projektmenedzsernek babysit, mikromanage vagy szemöldökbe kell vonnia az embereket a dolgok elvégzéséhez. Az ilyen taktika gyakran vitát és ellenségeskedést okoz a projektvezető felé. Ahelyett, hogy az egyetlen személy, aki az embereket elszámoltathatóvá tenné, a projektvezető által alkalmazott jobb megközelítés az egész csapat felhatalmazása a projekt elszámoltathatóságának fenntartására. Az alábbiakban bemutatjuk a hat módszert az elszámoltathatóság beépítésére egy projektbe:
Cím elszámoltathatóság a Kickoff Találkozón
A projekt induló találkozója ideje arra, hogy a projekt csapata izgatottan érezze magát a projekttel kapcsolatban, és felvázolja az elvárásait a projekt működésére vonatkozóan. Kritikus fontosságú az elszámoltathatóság előzetes meghatározása a projekt alapelveként.
A beindító értekezleten a projekt szponzora és a menedzser egyértelművé teszi elvárásaikat. A projekt szponzora megjegyzi, hogy miként fogják elszámoltatni a projektmenedzsert, és hogy a projektmenedzser miként tartja a többi felelõsséget.
Az elszámoltathatóság ezzel nem ér véget. Ezekre a pontokra építve a projektmenedzser tudatja a csapat tagjaival, hogy elvárják számukra, hogy a projektvezetõt is elszámoltathatóvá tegyék. A projektmenedzser azt is megjegyzi, hogy számítanak arra, hogy a csapat tagjai elszámoltathatóan tartják egymást. Ösztönözni kell egymás felhívását, mindaddig, amíg a csapat minden tagja fenntartja a szakmaiságot és tiszteletet mások iránt.
Ezek a megállapítások egyértelmű elszámoltathatósági rendszert hoznak létre. Végül a projekt menedzser felel a projekt sikeréért, de a sikerhez a projekt menedzser elvárja, hogy mindenki elszámoltatható legyen és elszámoltatható legyen egymástól.
Jelölje ki a Feladatok összekapcsolhatóságát
A projektek szinte mindig egymástól függő feladatokat tartalmaznak. Bizonyos dolgoknak egymás után kell megtörténniük, hogy a projekt sikeres legyen. Mivel a projektmenedzser meghatározza a csapat részéről a projekt részleteit, a projektmenedzsernek szándékosan kell hangsúlyoznia, hogy a feladatok metszik egymást.
Néha a feladatok egyidejűleg futnak. Ez szükségszerűen vagy a hatékonyság érdekében fordulhat elő. A feladatok elvégzése után munkatermékeiket felhasználják egy későbbi feladathoz. Az elszámoltathatóság szerkezete a fenti példában ismertetett módon működik. A következő feladatokon dolgozók elszámoltathatók az előző feladatokon dolgozók számára.
A projektmenedzser megmutatja a csapat tagjainak, hogy a feladatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és hogyan kell minden csapattagnak jó munkát végeznie a többi csapattag érdekében. A projektmenedzser ösztönzi a csapattagokat, akik elszámoltathatóak egymás mellett.
Ha az egyik csapattag nem tudja elkezdeni egy feladatot, amíg egy másik csapattag nem fejezi be a feladatát, akkor az eltartott csapattag érdekli a másik csapattag sikere és a csapattagot felelősségre vonja az időben történő és kiváló minőségű teljesítményért.
Kapjon nyilvános kötelezettségvállalásokat cselekvési tételekkel kapcsolatban
A projektmenedzserek csoportos találkozóinak egyik oka az, hogy a projekt előrehaladása alapján meghatározzák a következő lépéseket. Ha lehetséges, a dolgoknak a tervek szerint kell menniük, de amikor váratlan kérdések merülnek fel, azokat kezelni kell.
Nem számít, aki vállalja, hogy foglalkozik egy kérdéssel, a csapat tagjának, aki vállalja a feladatot, a projektmenedzsernek dokumentálnia kell, mit kell tennie és mikor kell befejezni.
A műveleti elemet ezután be kell illeszteni az értekezleti jegyzetekbe vagy a műveleti elemek naplójába. A különböző projektmenedzsment filozófiák ezt eltérően teszik. A legfontosabb az, hogy a műveleti tételeket feljegyezzék későbbi referencia céljából.
A cselekvési cikkek nyilvános nyomon követése
Amikor a csapat tagjai kötelezettségeket vállalnak, az egész csapatnak támaszkodnia kell a végrehajtott feladatra. Nagyon jó ezeket a kötelezettségvállalásokat leírni, de a feladatokat be kell fejezni.
A feladatok kiosztása után a projektmenedzsernek nyomon kell követnie annak biztosítását, hogy a csapat tagjai tartsák be a szavaikat. Az elszámoltathatóság megosztásának a legjobb része az, hogy a projektmenedzsereknek nem kell rossz fiúnak lenniük.
Miután a projektmenedzser megteremtette az elszámoltathatóság légkörét, nem szükséges, hogy a projektmenedzser valakit bevonjon, aki nem követi át. A csoportdinamika gondoskodik a helyzetről. A társak nyomása pozitívan működhet. A projektmenedzsernek csupán fel kell hívnia a figyelmet az akcióelemre, és hagynia, hogy a felelős személy beszéljen.
Időről időre a projektmenedzsernek valószínűleg felmerülő kérdéseket kell feltennie arra vonatkozóan, hogy miért nem teljesítették a kötelezettségvállalást, de általában a felelős személy értesül a hibákról, téves számításokról vagy akadályokról, és új kötelezettségvállalást fog vállalni az eredeti akciópont kitöltése érdekében. valószínűleg engedményt szerezhet a teljesítmény bármilyen megszűnésére
Gyenge teljesítmény
A projektmenedzser gyenge teljesítménye olyan probléma, amelyet a projektmenedzsereknek gyorsan és diplomáciai úton kell kezelniük. Ha más projektcsoport tagjai azt látják, hogy a rossz teljesítményt tolerálják, akkor motivációjuk elsüllyed és teljesítményük valószínűleg ennek megfelelően csökken.
A projektmenedzserek azonban nem hajthatják végre a rosszul teljesítőket, ha nem felelnek meg az elvárásoknak. Ez egy kiegyensúlyozó lépés a dolgok gyors kezelése és az emberiség kezelése között.
A rossz teljesítmény önmagában nem tűnik el. Nem szabad megengedni, hogy késik, de a projektmenedzsereknek időt kell adniuk a rossz szereplőknek arra, hogy viselkedésüket kijavítsák, miután felhívták a figyelmüket.
Növelje a teljesítmény kérdéseit, ha szükséges
Ha a rossz teljesítmény kezelése nem működik egy-egyben, a projektmenedzsernek fel kell hívnia a problémát a csapattag felettesére. Ha ez kudarcot vall, akkor a projekt szponzorának be kell lépnie.
Mielőtt egy kérdést a szponzornak továbbadnának, a projektmenedzsernek ki kell használnia az összes többi lehetőséget. Rossz teljesítmény esetén a projektmenedzsernek konkrétan kell beszélnie a projekt szponzorával, és javaslatokat kell tennie a probléma megoldására.
Ha a projektmenedzser azt akarja, hogy a csapattagot például egy második vonalvezetõ tanácsolja, akkor a projektvezetõnek ezt kell mondania. Ha a projektmenedzser azt akarja, hogy a csapattagot kicseréljék, akkor a projektmenedzsernek ilyen kérelmet kell benyújtania. A projektmenedzsernek lehetőséget kell adnia és ki kell emelnie az egyes lehetőségek előnyeit és hátrányait.
