A dokumentáció fontossága az emberi erőforrásokban
Tartalom
- Dokumentáció a foglalkoztatási nyilvántartásról
- A dokumentáció típusai
- A dokumentáció használata
- Teljesítménydokumentációs minták
- A késés és a távollét dokumentálása
- Teljesítmény dokumentálása
- lemondás
A dokumentáció a foglalkoztatási események írásbeli és megőrzött nyilvántartása. Ezek a nyilvántartások kormányzati és jogilag felhatalmazott elemekből, a vállalati politikában és gyakorlatban megkövetelt dokumentumokból, a legjobb emberi erőforrás-gyakorlat által javasolt dokumentumokból, valamint a foglalkoztatási eseményekről szóló hivatalos és informális nyilvántartásból állnak.
Dokumentáció a foglalkoztatási nyilvántartásról
A munkavállalói dokumentáció nyilvántartása az ő tevékenységeiről, megbeszéléseiről, teljesítmény-tanácsadói eseményeiről, tanúi szabálysértésekről, fegyelmi intézkedésekről, pozitív hozzájárulásokról, jutalomról és elismerésről, vizsgálatokról, követelmények és célok teljesítésének elmulasztásáról, teljesítményértékelésről és egyebekről.
Ezeknek a nyilvántartásoknak a megőrzése lehetővé teszi a munkáltatónak és a munkavállalóknak, hogy írásos történetet őrizjenek meg egy esemény körül bekövetkezett eseményekről és megbeszélésekről. A munkaviszony dokumentációja írásbeli nyilvántartást nyújt, amelyre szükség lehet az olyan tevékenységek támogatásához, mint a munkavállalók előléptetése, a munkavállalói fizetésnövelés és a fegyelmi eljárás - ideértve a munkaviszony megszűnését is.
Az alkalmazottakkal kapcsolatos dokumentáció, ha szükséges, általában pozitív és negatív is. Ez tényszerű, nem ítéleti jellegű. Nem az érdeklődő véleménye és gondolatai alapján írja le az eseményeket, amikor azok bekövetkeznek. A dokumentáció ismerteti a figyelemre méltó esetekben tett intézkedéseket is, például a munkavállalók hivatalos elismerésének biztosítását vagy a fegyelmi eljárás meghozatalát.
Ne feledje, hogy a lehető legközelebb kell dokumentálnia az esemény bekövetkeztét, hogy a nyilvántartások időszerűek, részletesek és pontosak legyenek.
Jogi eljárás során a munkavállaló múltbeli teljesítményének dokumentálása gyakran kritikus fontosságú annak eredményeként, amelyet a munkáltató tapasztal az eseményről. A cél tisztességes kép elkészítése a munkavállaló teljesítményéről anélkül, hogy pusztán a negatív eseményekre összpontosítanánk.
A dokumentáció típusai
A házirendek, az eljárások, a munkavállalói kézikönyv és a teljesítményfejlesztési tervek szintén olyan dokumentációs formák, amelyek rögzítik a munkavállalók várható viselkedését és a munkahelyi követelményeket a rendezett, tisztességes munkahely fenntartása érdekében, amelyben az alkalmazottak tudják, mire számítanak tőlük.
A nyilvántartások a vádlottak, a vádlottak és a munkahelyi ellenséges események tanúinak írásbeli nyilatkozatait is tartalmazzák, amelyek a munkavállalói kötelességszegést, például szexuális zaklatást vonják maguk után.
Ez a dokumentáció magában foglalja az állandó nyilvántartásokat is, például az aláírt foglalkoztatási jelentést, az írásbeli foglalkoztatási referenciákat, a pályázati anyagokat, például az önéletrajzokat és a kísérőleveleket, valamint a háttér-ellenőrzéseket. A munkavállalói személyi állománytól eltekintve más papírmunkákat, például az I-9 űrlapot (amely igazolja a munkavállaló alkalmazhatóságát az Egyesült Államokban), valamint az orvosi nyilvántartásokat, az FMLA nyilvántartásokat és így tovább.
A dokumentáció lehet informális is, mint ahogyan a vezetõ nyilvántartja az egy év alatt a munkavállalóval folytatott megbeszéléseit. Fontos, hogy a vezetők megőrizzék ezt a dokumentációt minden jelentéstételi munkatársukra. A teljesítmény miatt egyetlen munkavállalót sem szabad különválasztani. Ezt később diszkriminációként lehet értelmezni.
A dokumentáció formális és megőrizhető a munkavállaló személyi aktájában. A munkavállalóktól elvárják, hogy aláírják ezt a dokumentációt, hogy igazolják, hogy megkaptak egy példányt, és a tartalmat teljes egészében áttekintették. Megjegyzés: Az aláírás nem jelenti a dokumentációban szereplő állításokkal való egyetértést.
A dokumentáció használata
A kritikus események - akár pozitív, akár negatív - eseményeinek dokumentálása szintén ajánlott, hogy a vezetők egy adott időszakra vonatkozóan rögzítsék az alkalmazottak teljesítményét.
A szervezetek a megőrzött dokumentációkat más módon is felhasználhatják. Ezek magukban foglalhatják az eljárásokat, a munka utasításokat és a számítógépes szoftverekre vonatkozó utasításokat, amelyek közül néhányat megnevezhetünk, de a humán erőforrás funkció céljából ezek a dokumentáció leggyakoribb felhasználásai. A következő szakasz ismerteti a megfelelő dokumentálás módját.
Teljesítménydokumentációs minták
Az alkalmazottak teljesítményével kapcsolatos dokumentáció lehetővé teszi, hogy fegyelmezze, megszüntesse vagy méltányosan előmozdítsa, jutalmazza és elismerje az alkalmazottakat. Dokumentáció nélkül ezen tevékenységek bármelyikének megindítása nehéz és potenciálisan veszélyes a munkáltató számára.
A munkáltatónak el kell kerülnie a munkavállalókkal szembeni hátrányos bánásmód esetleges vádját. Az összes jogszerűség mellett, a jó munkáltatók tisztességes, következetes és támogató munkakörnyezetet akarnak létrehozni, amely támogatja a munkavállalói célokat és a karrierterveket.
Ezt a környezetet támasztja alá a menedzser szakmai dokumentációja az alkalmazottak teljesítményéről - mind dicséretes magatartás, mind javítást vagy javítást igénylő tevékenységek. Ezek dokumentálásának módját korábban már részletesen tárgyaltuk. A következő helyzetek további példákat mutatnak a megfelelő dokumentációra.
A késés és a távollét dokumentálása
Rossz:
Mark általában késik a munkából. Mark túl sok munkát veszít.
Jobb:
Április 1.: Mark betegnek hívott, és elmulasztotta nyolc óra munkáját.
Április 4: Mark 10 órakor érkezett munkára, két órával késve a tervezett kezdési időtől.
Április 6: Mark tervezett egy orvos kinevezését, majd otthon maradt, hogy új kemencét telepítsen.
Április 12.: Mark betegnek hívott, és elmulasztotta nyolc óra munkáját.
Teljesítmény dokumentálása
Rossz:
Mary megbízhatatlan. Aligha csinálja azt, amit elkötelezett.
Jobb:
Május 2.: Mary megígérte, hogy a termékjavaslat első tervezete a mai heti találkozón lesz elérhető felülvizsgálat céljából. Mary nem várt dokumentumtervezetet készített. Azt mondta, hogy túl elfoglalt volt, és az emberek, akiknek segítségére volt szüksége, nem kaptak vissza vele.
A menedzser válaszolt: Milyen segítségre volt szüksége? Információ? Ki nem kapott vissza hozzád, és mire volt szüksége tőlük?
Carl-nak és Michael-nek értesítenie kell Mary-t az előrehaladásáról.
Mi teszi annyira elfoglalva, hogy nem volt ideje követni elkötelezettségét? Túl sok kötelezettségvállalást tesz korlátozott órákkal teljesíteni.
Mit tehetek, hogy segítsek neked?
Mikor teheti elérhetővé a dokumentum tervezetét felülvizsgálat céljából?
Ezek a minták áttekintést nyújtanak arról, hogy hogyan néz ki a hatékony dokumentáció, szemben a helytelenül írt dokumentációval. Kövesse ezt a tanácsot, hogy hatékonyan és törvényesen dokumentálja a munkahelyi politikákat, teljesítményt és eseményeket.
lemondás
Bár a megadott információk hitelesek, azok pontosságát és jogszerűségét nem garantálják. A weboldalt világszerte a közönség olvassa, a foglalkoztatási törvények és rendeletek államonként és országonként eltérőek. Kérjük, kérjen jogi segítséget vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései helyesek-e az Ön tartózkodási helyére vonatkozóan. Ez az információ útmutatáshoz, ötletekhez és segítséghez szolgál.
