Az ülésvezetési gyakorlatok javítják a termelékenységet

Tartalom

• Találkozókezelő kulcs - Stand PAT
• Indítsa el a találkozóit időben
• Tartsa az ülést a témában
• Tartsa és terjessze a találkozó jegyzeteit / jegyzőkönyveit
• Alsó vonal

Munkánk nagy részét találkozókkal töltjük. Sok esetben a gyenge ülésmenedzsment gyakorlat a résztvevők idejének eredménytelen felhasználását eredményezi. Egy kapcsolódó cikkben útmutatást kínálunk az öt közös találkozó forgatókönyvének produktív eseményekké alakításához. További ötletek találhatók az ülések hasznosságának, termelékenységének és hatásának megerősítéséhez.

Találkozókezelő kulcs - Stand PAT

Egyes vezetők P.A.T. a találkozók megközelítése, amely megköveteli a Purpose, an Anemzetség és a Timeframe. A résztvevőknek az ülés előtti, ezekkel a kritikus összefüggésekkel való felgyorsítása biztosítja, hogy az emberek készen álljanak a részvételre és támogassák a találkozó általános szándékát. Egy tiszta P.A.T. a vázlat segít a produktív munkamenet biztosításában.

A találkozó célját legfeljebb 1 vagy 2 mondatban kell meghatároznia. "Ez a találkozó célja az új marketing kampány tervezése" vagy "a találkozó célja a szállítás új, a visszatérítések kezelésére vonatkozó politikájának áttekintése." A cél segíti annak biztosítását, hogy mindenki tudja, miért van ott, mit kell tenni, és hogyan lehet irányítani az előrehaladást és a következtetéseket megtenni.

Állítsa be a napirendet. Sorold fel azokat a tételeket, amelyeket áttekinteni / megvitatni / megvizsgálni szeretne. Szeretnénk határidőt szabni az egyes napirendi pontokhoz (lásd alább), és meghatározzuk azt a személyt, aki felelős a beszélgetés moderálásáért. Állítsa be az időkeretet; legalább állítsa be a kezdési és befejezési időt. Azt is javasoljuk, hogy az egyes napirendi pontokra megszabják az időtartamot. Ezeknek bele kell számolniuk az ülés teljes időtartamába.

Indítsa el a találkozóit időben

Ha azon kultúrák egyikében dolgozik, ahol az emberek egészen öt-tíz perccel a tervezett kezdési idő elteltével találkozókba ülnek, ideje új tendenciát kezdeni. Az egyik cég arra buzdítja vezetõit, hogy zárja be az ajtót a tervezett indulási idõpontban, és azok, akik késik, nem várják meg a részvételt. Noha ez drámaiabb lehet, mint amire gondolsz, cselekedj, nem szabad, hogy a találkozó rendelésre kerüljön, a célt felülvizsgálja, és elvárásait és ütemezését megerősítse.

Ne várja meg, amíg a stragglers megjelenik. Ha valaki későn érkezik, ne térjen vissza és tekintse át a már lefedett információkat. Folytassa az ülés témáival. Ez kellemetlen lesz a straggler számára, és javítja annak esélyét, hogy a következő találkozóra időben megérkezzen.

Ha a találkozó szervezője / szponzora nem jelenik meg időben, fontolja meg a találkozó lemondását és térjen vissza munkához. Öt-hét perces várakozási idő elfogadható. Különböző esélyek vannak arra, hogy a találkozó szervezője váratlan nehézségekbe ütközött, és inkább azt akarja, hogy ne pazarolja az idejét és várja rá.

Tartsa az ülést a témában

Jó gyakorlat az, hogy valaki szerepeljen arra, hogy mindenki nyomon kövesse az ülést. Túl gyakran a beszélgetések sodródnak, majd a vélemények, ötletek, tények és érzelmek forgássá válnak. Ehelyett rendelje hozzá a szerepet, és tájékoztassa a jelenlévőket mindenkiről, hogy ez az egyéni félbeszakít, ha és amikor a beszélgetés elkerüli a napirendet és a konkrét vitát. Egyes cégekben ezt a szerepet "Traffic Cope" -nek, másutt "Témakezelőnek" hivatkoznak. A címkétől függetlenül a szerep rendkívül hasznos az ülések hatékonyságának és hatékonyságának megerősítésében.

Ha olyan további témák merülnek fel, amelyek napirenden kívül esnek, de fontosak a megvitatásban, azokat egyértelműen rögzíteni kell, és a „parkolóba” kell helyezni a későbbi megvitatás és megbeszélés, vagy egy különálló találkozó céljából. A találkozó tulajdonosa fenntartja a jogot, hogy kisebb eltérő megbeszéléseket tegyen lehetővé, ha az támogatja az ülés általános célját.

Tartsa és terjessze a találkozó jegyzeteit / jegyzőkönyveit

A találkozó szervezőjétől eltérő személynek jegyzőkönyvet kell készítenie a találkozóról. A jegyzőkönyv jó felvétele a következőket tartalmazza:

• Találkozó ideje, dátuma, helye
• A cél leírása
• A napirend másolata
• A résztvevők és azoknak a listája, akik nem vettek részt
• A következtetések, a cselekvési tételek, a felelõsségek és a befejezés dátumainak részletes összefoglalása. Számos jegyzetvezető a napirendet használja útmutatóként a következtetések és az intézkedések felsorolására.
• Tervezett nyomon követési találkozó, ha valóban szükség van rá.

Ideális esetben a találkozó lezárását az ülés befejezése után a lehető leghamarabb és egy munkanapon belül terjessze. A jegyzőkönyvek és jegyzetek fontos emlékeztetőként szolgálnak a résztvevők számára, valamint információforrásként szolgálnak más érdekelt felek számára, vagy azok számára, akik elmulasztották az ülést. A jegyzőkönyv nagyszerű eszköz arra, hogy emlékeztesse az embereket és a csapatokat az elkötelezett nyomon követési tevékenységeikre.

Alsó vonal

Lehetséges, hogy egy találkozó pozitív eredményt eredményez, segítve a projektek és az emberek előrehaladását, csak ne számíts rá. A tárgyaláskezelési technikák némi szorgalma és szándékos megerősítése javítja esélyét arra, hogy kiváló eredményt érjen el.