Mutassa be önbizalmát egy kockázatkezelési tervvel

Tartalom

• Mi a kockázatkezelés a projektmenedzsmentben?
• Kockázatkezelési tervezés
• Ötlépcsős kockázatkezelési folyamat
• 1. lépés: Indítsa el
• 2. lépés: Azonosítás
• 3. lépés: Értékelje ki
• 4. lépés: Válaszok tervezése
• 5. lépés: Végrehajtás

A legjobb projektmenedzserek teljes bizalommal bírnak a vonalvezető és a projekt szponzora iránt. A projektek mögött meghúzódó emberek hisznek abban, amikor azt mondják, hogy extra finanszírozásra, több forrásra vagy segítségre van szükségük egy probléma megoldásában.

Ha kockázatos helyzetekben dolgozik, akkor szüksége van a megfelelő készletre. Mint egy hátizsákkal kötött túrázóval és rágcsálókkal, ehhez is szüksége van az eszközökre a projekt kockázatának kezelésére.

Kockázatkezelési tervvel növelheti a menedzser bizalmát a projekt iránt. Egy egyszerű ötlépéses eljárás óriási mértékben átalakíthatja, hogy a főnöke miként látja a projektet (és te is).

Mi a kockázatkezelés a projektmenedzsmentben?

A kockázatkezelés a projektmenedzsmentben a projekt kockázatainak azonosítása, értékelése és azokra való reagálás folyamata.

A projektkockázatok olyan dolgok, amelyek befolyásolhatják a projektet (pozitívan vagy negatívan, de általában az emberek a kockázatot olyan eseményekként értelmezik, amelyek negatív hatással lehetnek a projektre).

Függetlenül attól, hogy a projekt nagy vagy kicsi, vele járó kockázatokkal jár. Ezek a kockázatok bármi lehet, az iskolai felvonulás esélyétől az áremelkedés kockázatáig az új áramköri lap kritikus eleméig.

A projekt kockázata, ha nem megfelelően kezeli, megnehezítheti a projekt sikeres végrehajtását. Az ellenőrizetlen kockázatok időt adhatnak az ütemezéshez, időt töltenek el és pénzt a költségvetésbe. A vezetők idegeskednek az ilyen jellegű dolgok miatt. Mindez elkerülhető egy kockázatkezelési tervvel.

Kockázatkezelési tervezés

A kockázatkezelési terv nagyszerű módja annak, hogy növeljék a projekt-csapat teljesítőképességével kapcsolatos önbizalmukat - és ez növeli a menedzser bizalmát is. Azt akarja, hogy elhiggye, hogy meg tudja csinálni, és azt akarja, hogy tisztában legyenek azzal, ami akadályozhatja meg abban, hogy sikeresen megvalósítsa a projektet. A kockázatkezelési terv tökéletes eszköz erre.

És képzeld csak? Nagyon könnyű az indulás.

A projekt kockázatkezelése egy egyszerű ötlépéses folyamat. Ne tegyük bonyolultabbá, mint amire szüksége van. Ez a valami, amellyel elkezdheti a mai napot, felkészülhet arra, hogy megbeszélje a következő ülésen, és kész legyen, amikor valaki gépelte a jegyzőkönyvet.

Ötlépcsős kockázatkezelési folyamat

Mint a projektmenedzsment oly sok részében, a kockázatkezelés is folyamat. Az öt lépés a következő:

1. Beavatott
2. Azonosítani
3. Értékeljük
4. Válaszok tervezése
5. végrehajtja

Ha ezek a kifejezések jelenleg nem jelent sokat neked, kérlek, tartsd be azt - mindent el fogok magyarázni.

1. lépés: Indítsa el

Először meg akarja állítani a kockázatkezelés kontextusát a projekt menedzsment környezetében.

Valószínűleg nincs itt szörnyű sok tennivaló, mert a vállalkozásában valaki már elkészítette a vállalati kockázati politikát, és csak annyit kell tennie, hogy nyomon kövesse azt. Ez megmagyarázza a vállalat megközelítését a kockázat szempontjából, és esetleg megadhatja a szükséges sablonokat. A sablonok mindig munkát takarítanak meg, ezért vigyázzon rájuk is!

Még akkor is, ha nincs vállalati kockázati politikája, bárki másnak, aki veled közeli projekteket irányít, rendelkezhet egy projektkockázat-kezelési tervvel, amelyet másolhat. Miért találta fel újra a kereket? A dokumentumok újbóli felhasználása elengedhetetlen, ha időt akar megtakarítani, és többet szeretne elérni.

Használja azt, amit rájött, és készítse el a projekt kockázatkezelési tervét. Ez része az átfogó projektmenedzsment tervnek, és arról szól, hogy miként fog megközelíteni a projekt kockázatkezelését.

Ha nem tudja, mit tegyen bele, olvassa tovább! A következő lépések jobb képet kapnak arról, hogy miről beszéljen a kockázatkezelési tervben.

Ez javítja a bizalmat: Mutassa meg a menedzserét, hogy van hozzáállása a bizonytalanság kezeléséhez a projektnél, és hogy aktívan kezeli a kockázatokat.

2. lépés: Azonosítás

Miután megkapta a felvázolt megközelítést, elkezdheti vele dolgozni.

Most meghatározza azokat a kockázatokat, amelyek befolyásolják a projektet. Ez csak egy pillanatkép az időről, és a kockázati nyilvántartás olyan, amelyre újra és újra vissza kell térni, hogy bármi új is felkerüljön rá.

A kockázatokat azonosíthatja a közös kockázatok ellenőrző listájának felhasználásával, az érdekelt felekkel történő interjúk során (különösen a nehéz szereplőkkel, mivel általában sok mondanivalójuk van arra, hogy mi történhet rosszul), ötletbörze és a józan ész felhasználásával.

Olyan dolgokat keres, amelyek problémákat okozhatnak, ha azok megtörténtek. (Ne feledje, a kockázatokat még nem történt meg. A projekt kérdései már megtörténtek.)

Bármit is teszel, mindenképpen be kell vonnia más embereket. Önmagában nem lesz teljes képe, és hiányozni fog a dolgok.

A kockázatokat bárki azonosíthatja és meg is határozhatja. Projektmenedzserként az Ön feladata, hogy ösztönözze kollégáit, hogy vállaljanak kockázatokat magával, hogy csapatként megtehessen velük valamit.

Az összes azonosított kockázatot fel kell jegyezni a kockázati nyilvántartásba. Ha van egy projektkoordinátor a csoportban vagy egy projekt-támogató személy, akkor ezt megtehetik. Egyébként ez az adminisztrációs feladatok része, amelyet meg kell tennie.

Ez javítja a bizalmat: Annak bizonyítása, hogy tisztában van azokkal a legfontosabb kockázatokkal, amelyek befolyásolhatják a projektet, és hogy rendelkezik a megfelelő eszközökkel az új kockázatok folyamatos ismerete érdekében.

3. lépés: Értékelje ki

A kockázatokat ezután megvizsgálják a valószínűség és a hatás szempontjából. A kockázat felmérésekor gondoljon arra, mennyire valószínű, hogy ez megtörténik, mennyibe kerülne annak kezelése, és mennyi idővel járul hozzá a projekt ütemtervéhez.

További intézkedésként felbecsülheti a közelséget is, ami azt jelenti, hogy az időben milyen közel esik a valószínűsége annak kockázatához. Nagyon közeli kockázat hamarosan felmerülhet. A távoli jövőben valamikor megfigyelhető az alacsony közelséggel járó kockázat. Ez újabb tényezőt jelenthet az idő és energia rangsorolása szempontjából, amikor a kockázatokat kezelik.

Ez javítja a bizalmat: Annak biztosítása a menedzser számára, hogy a csapat minden tagja világos képet kapjon arról, hogy mi történne, ha ezek a kockázatok valóban megvalósulnának.

4. lépés: Válaszok tervezése

Most eljutunk kockázatkezelési tervünk húsos részéhez. Ebben a lépésben kitalálja, hogyan kezelheti a kockázatot a megfelelő válasz meghatározásával.

Ezt azért csináljuk, mert eddig csak egy lista van arról, hogy mi történhet azzal, hogy a jövőben elmozdítja a projektet, és mekkora üzlet lenne. Amit a következőképpen tud megtudni a menedzser: Mit fog tenni vele?

Általában négy dolgot tehetünk a projekt kockázatának kezelésére és kezelésére. Ők:

• Kerülje: Tegye meg a lépéseket annak megakadályozására, hogy ez az eredmény bekövetkezzen.
• Átruházás: Tegye át a felelősséget egy másik félre, például egy biztosítási kötvényre.
• Enyhítés: Tegyen lépéseket a probléma hatásának csökkentésére, ha az előfordul.
• Elfogadás: Tudja meg, hogy a kockázatos eredmény előfordulhat, és a csapata hozzájárulásával ne tegyen lépéseket annak megelőzésére.

Egyes kockázatainak pozitív eredménye lehet. Például fennáll annak a veszélye, hogy annyit értékesít az új termékből, hogy összeomlik a telefonvonalak. Ez jó probléma lenne, de továbbra is fennáll annak a veszélye, hogy meg kell terveznie.

Számos módon fel lehet készülni a pozitív kockázatra:

• Kihasználás: Tegyen meg mindent, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ez az eredmény bekövetkezik-e, így ki tudja használni a jutalmat.
• Ossza meg: Egy másik kollégával vagy társasággal működjön együtt a pozitív kockázat valószínűbbé tétele érdekében.
• Fokozás: Befolyásolhatja azokat a tényezőket, amelyek hozzájárulhatnak a pozitív eredményhez, és próbáljon még nagyobb előnyt szerezni.
• Fogadja el: Nyugtázza a pozitív kockázat lehetőségét, és ne tegyen semmit.

Ki kell dolgoznia, hogy melyik válaszstratégia a legjobb a regisztrációban szereplő minden kockázathoz. Például dönthet úgy, hogy a gyári tető összeomlásának kockázatát egyszerűen elfogadja, mivel valószínűtlen, hogy ez megtörténik. Ugyanakkor annak kockázatát, hogy az ételmérgezés az ember munkaerő felét vonja maga elé, az ön étkezési személyzetének átképzése révén aktívan enyhíti. Ha ez történt korábban, és valószínűleg elég valószínű, hacsak nem teszel valamit, akkor enyhíteni kell a kockázatot.

Miután a választ azonosították és megállapodtak, a kockázattulajdonosokat kinevezhetik a kockázatkezelési cselekvési terv végrehajtására. Más szavakkal: szükséged van valakire, aki elszámoltatható azért, mert látja azokat a feladatokat, amelyekben egyetért a tervében.

Ez javítja a bizalmat: Megmutatja a menedzsernek, hogy megfontolta, mit kell tennie azoknál a dolgoknál, amelyek problémákat okozhatnak a projektnél, és hogy terveket készít a projekt bizonytalanságának és kockázatának csökkentése érdekében.

5. lépés: Végrehajtás

A kockázatkezelési tervnek máig tartalmaznia kell, ki lesz felelős az egyes kockázatok kockázatcsökkentő tevékenységeinek elvégzéséért. Most végre kell hajtaniuk ezeket a feladatokat, hogy Ön aktívan kezelje a nyitott kockázatokat.

Ez javítja a bizalmat: Annak bizonyítása, hogy Ön és a projekt csapata követni tudja azt, amit mondott. Azáltal, hogy beszámol az elért eredményekről és az enyhített kockázatokról, megmutatja a vezetői csapatnak, hogy komolyan gondoskodik a projekt jövőbeni bizonyításához szükséges problémák elhárításáról és annak elvégzéséről.

Miután egy kockázat elmúlt - amikor már nem releváns, mert vagy történt, vagy már nem lehetséges - akkor bezárhatja a kockázati nyilvántartásból.

A projekt kockázatkezelési tervének elkészítése megkülönböztetheti Önt a többi menedzsertől. Saját főnökének bizonyítékai vannak arra, hogy stratégiai és kreatív módon gondolkodhat azon, ami a projekt kiépítését okozhatja, és - ami a legfontosabb - tehet valamit előtte. Te leszel az a személy, aki aktívan kezeli a problémákat, még mielőtt azok előfordulnának, megsemmisíti az akadályokat, és bármire felkészülne!

A projektkockázat kezelésének megfelelőnek látása egy biztos módszer arra, hogy a vezetés biztonságos kézpárnak tekintse. Nincs szükség rengeteg tapasztalatra vagy igazolásra a projekt kockázatának sikeres kezelésének megkezdéséhez (bár a kockázatkezeléshez formális képesítés létezik). Ez az egyszerű ötlépéses folyamat hamarosan azt jelenti, hogy a projektkockázat-menedzsment be van ágyazva a projekttervekbe.