10 kritikus lépés, amelyet be kell építeni a projekttervbe
Tartalom
- Projekt célok
- Projekt hatóköre
- Mérföldkövek és főbb eredmények
- Munka felbontási szerkezet
- Költségvetés
- Humánerőforrás - terv
- Kockázatkezelési terv
- Kommunikációs terv
- Az érdekelt felek irányítási terve
- Változáskezelési terv
A projektterv a projektvezető által végzett aprólékos tervezés csúcspontja. A fődokumentum irányítja a projekt működését, a menedzsernek a projekt minden kulcsfontosságú szempontjára vonatkozó szándéka szerint. Bár a projekttervek vállalkozásonként eltérnek, tíz kritikus elem vagy lépés létezik, amelyeket be kell építeni egy hatékony projekttervbe, hogy elkerüljük a zavarokat és a kényszerített improvizációt a projekt végrehajtási szakaszában.
Projekt célok
A projekt céljait a projekt alapszabálya határozza meg, ám azokat be kell építeni a projekt tervbe, hogy tovább magyarázzák a projekt céljait, vagy hogy mellékeljék a chartát. Függetlenül attól, hogy a projektmenedzser úgy dönt, hogy beépíti a célokat a projekttervbe, az a fontos, hogy fenntartson egyértelmű kapcsolatot a projektdokumentum - a projekt első kulcsdokumentuma - és a projekt második kulcsdokumentuma, a projektterve között.
Projekt hatóköre
A projekt céljaihoz hasonlóan a hatályot a charta meghatározza, és a projektmenedzsernek tovább kell finomítani a projekttervben. A hatókör meghatározásával a projektmenedzser megmutathatja, hogy néz ki a projekt célja vagy készterméke a végén. Ha a hatókör nincs meghatározva, kibővíthető a projekt során, és költségtúllépéshez és a határidők elhárításához vezethet.
Például, ha egy marketingcsapat vezet azért, hogy brosúrát készítsen egy vállalat termékcsaládjáról, akkor meg kell jelölnie, hogy hány oldal lesz, és mutatnia kell példákat a késztermék kinézetére.
Egyes csapattagok számára a brosúra két oldalt jelenthet, míg mások tíz oldalt tekinthetnek megfelelőnek. A hatókör meghatározásával az egész csapat ugyanazon az oldalon jelenhet meg az induláskor.
Mérföldkövek és főbb eredmények
A projekt legfontosabb eredményeit mérföldköveknek, a legfontosabb munkatermékeket pedig főbb eredményeknek nevezzük. Mindkettő a projekt munkájának fő alkotóelemeit képviseli. A projekttervnek meg kell határoznia ezeket az elemeket, meg kell határoznia azokat, és meg kell határoznia a befejezésük határidejét.
Ha egy szervezet új szoftver fejlesztésére irányuló projektet vállal, akkor a főbb eredmények lehetnek az üzleti követelmények és azok megvalósításának végső listája.
Ezek után a projekt mérföldkövekkel rendelkezhet a tervezés befejezéséhez, a rendszer teszteléséhez, a felhasználói elfogadás teszteléséhez és a szoftver bevezetésének dátumához. Ezekhez a mérföldkövekhez munkatermékek kapcsolódnak, ám inkább a folyamatokra vonatkoznak, mint magukra a termékekre.
A mérföldkőnek és a teljesíthető határidőknek nem kell pontos dátumnak lenniük, de minél pontosabb, annál jobb. A pontos dátumok segítségével a projektvezetők pontosabban bonthatják le a munkaszerkezeteket.
A terv ebben a szakaszában mérföldköveket hoz létre, hogy nagy vagy magas szintű szolgáltatásokat vehessen fel, és apró részletekre bonthatja azokat, amelyeket a következő lépésben felvázolhat.
Munka felbontási szerkezet
A munka bontási struktúrája (WBS) a projekt mérföldköveit és főbb eredményeit kisebb darabbá alakítja, így mindegyik aspektusért egy személy felelősséget ruházhat fel. A munka lebontásának szerkezetének kidolgozásakor a projektmenedzser számos tényezőt figyelembe vesz, például a projektcsoport tagjainak erősségeit és gyengeségeit, a feladatok kölcsönös függőségét, a rendelkezésre álló erőforrásokat és a projekt teljes határidejét.
A projekt menedzserei végső soron felelnek a projekt sikeréért, ám egyedül nem tudják elvégezni a munkát. A WBS egy eszköz, amelyet a projektmenedzser használ a projekt elszámoltathatóságának biztosítására, mert elmondja a projekt szponzorának, a projekt csapat tagjainak és az érdekelteknek, akik érte felelősek. Ha a projektmenedzser aggódik egy feladat miatt, akkor pontosan tudják, kivel találkoznak ezzel az aggodalommal kapcsolatban.
Költségvetés
A projekt költségvetése megmutatja, mennyi pénzt szánnak a projekt végrehajtására. A projektvezető felelős ezen erőforrások megfelelő elosztásáért. Egy eladóval rendelkező projekt esetében a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a szállítmányokat a szerződéses feltételeknek megfelelően teljesítsék, különös figyelmet fordítva a minőségre. Egyes projektek költségvetése összekapcsolódik a humánerőforrás-tervvel.
Fontos, hogy meghatározzuk az egyes mérföldkövek és a megvalósítandó költségek költségeit, figyelembe véve, hogy mennyi időre van szükség, és a feladatok elvégzéséhez járó munkaerőköltségek. A projekt költségei ahhoz kapcsolódnak, hogy mennyi ideig tart a projekt, ami visszatér a projekt körébe. A hatókört, a mérföldköveket, a feladatokat és a költségvetést össze kell hangolni és reálisnak kell lennie.
Humánerőforrás - terv
A humánerőforrás-terv megmutatja, hogy a projekt hogyan fog alkalmazni. A HR terv, amelyet néha személyzeti tervnek is neveznek, meghatározza, hogy ki fog részt venni a projektcsoportban, és mennyi időt fog vállalni minden ember. A terv kidolgozásakor a projektmenedzser tárgyal a csapat tagjaival és a feletteseikkel arról, hogy az egyes csapattagok mennyi időt fordíthatnak a projektre. Ha további személyzetre van szükség a projekttel kapcsolatos konzultációhoz, de a projektcsoport tagjai, akkor ezt a személyzeti terv is dokumentálja. Ismét a megfelelő felügyeletekkel konzultálunk.
Kockázatkezelési terv
Sok minden rosszul fordulhat elő egy projektnél. Bár az esetleges katasztrófák vagy kisebb csuklások előrejelzése kihívást jelent, sok buktató előrejelezhető. A kockázatkezelési tervben a projektmenedzser azonosítja a projekt kockázatait, a forgatókönyvek valószínűségét, és stratégiákat ezek csökkentésére. A terv megfogalmazása érdekében a projektmenedzser hozzájárulást kér a projekt szponzorától, a projektcsoporttól, az érdekelt felektől és a belső szakértőktől.
Enyhítési stratégiákat vezetnek be azokkal a kockázatokkal kapcsolatban, amelyek valószínűleg előfordulnak, vagy amelyekkel magas költségek merülnek fel. Azokat a kockázatokat, amelyek valószínűleg nem fordulnak elő, és amelyek alacsony költségekkel járnak, a terv megjegyzi, bár nincsenek enyhítő stratégiák.
Kommunikációs terv
A kommunikációs terv felvázolja, hogyan kommunikálják a projektet a különféle közönségek számára. Ugyanúgy, mint a munka bontási struktúrája, a kommunikációs terv az egyes alkotóelemek kitöltéséért felelõs a projektcsoport tagjainak.
Ebben a lépésben fontos felvázolni, hogyan kommunikálják és megoldják a kérdéseket a csapaton belül, és milyen gyakran kommunikálnak a csapattal, az érdekelt felekkel vagy a főnökkel. Mindegyik üzenetnek megvan a kívánt közönsége. A kommunikációs terv segít a projektmenedzsereknek abban, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben megkapja a megfelelő embereket.
Az érdekelt felek irányítási terve
Az érdekelt felek irányítási terve meghatározza, hogy az érdekelteket hogyan fogják felhasználni a projektben. Az érintetteknek néha csak információt kell kapniuk. Ez a kommunikációs tervben gondoskodhat. Ha többre van szükség az érdekelt felek részéről, akkor az érdekelt felek kezelési tervében felvázolja, hogyan fogják elérni.
Változáskezelési terv
A változáskezelési terv meghatározza a keret változtatásait a projektben. Bár a projektvezetők hajlamosak elkerülni a projektben bekövetkező változásokat, ezek néha elkerülhetetlenek. A változáskezelési terv protokollokat és folyamatokat biztosít a változások végrehajtásához. Az elszámoltathatóság és az átláthatóság szempontjából kritikus szempont, hogy a projekt szponzorai, projektmenedzserei és a projektcsoport tagjai kövessék a változáskezelési tervet.
