Szervezeti diagramok használata kezelő eszközként

Tartalom

• "Normál" szervezeti diagramok
• Zavaró szervezeti diagramok
• Szervezeti diagramok mint menedzsment eszköz
• Ahogy kell tenni
• Az orgábrának kell lennie

Szervezeti diagramok, vagy röviden az Org diagramok arra szolgálnak, hogy megmutassák az embereknek a szervezet tervezett szerkezetét. Ez a "formális" szervezet állítólag tükrözi a vállalat hatalmi struktúráját. Az Org-diagramok néha csak arra szolgálnak, hogy megzavarják az embereket abban, hogy mi a szerkezet valójában. Ez általában nem szándékos, inkább HATÁROZOTT az érintett emberek zavarát.

Ugyanakkor az Org Chart is használható menedzsment eszközként, hogy elősegítse a szervezet céljainak elérését. Megvizsgáljuk a "standard" Org-diagramok tipikus példáit. Meg fogjuk nézni a zavaró Org-táblázatokat. Végül megvitatjuk az Org Chart kezelési eszközként való használatát.

"Normál" szervezeti diagramok

A szokásos orgáblákat általában arra használják, hogy az emberek megmutassák a szervezet tervezett szerkezetét. Ez a "formális" szervezet állítólag tükrözi a vállalat hatalmi struktúráját. Gyakran csak a felelősségi struktúrát tükrözi. A szervezet valódi hatalma gyakran a kommunikációs vonalakat követi, az Org-diagramban szereplő vonalak helyett.

A táblázatok általában piramis alakúak. A tetején megmutatják a felelős személyt. Az alábbiak csoportosított beosztottak, általában fokozatosan kisebb dobozokban. Az Org Chart-on ugyanabban a vízszintes szinten megjelenített egyének általában "társak" -nak tekintik a szervezetet.

A Császári Főiskola Számítástechnikai Tanszékének (DOC) ez az Org-diagramja jellemző a piramisdiagramra. Az osztályvezetőnek öt igazgatója van, akik közvetlenül beszámolnak neki, plusz egy helyettes vezető és egy kutatási bizottság. Mindegyik igazgatónak közvetlen jelentései vannak a bizottságok alatti zöld ovális formában.

Zavaró szervezeti diagramok

Az Org-diagramok néha megzavarhatják az embereket abban, hogy mi a szerkezet valójában. Ez általában nem szándékos, hanem inkább az érintett emberek zavarát tükrözi. Ha nem biztos benne, hogy a csoport funkcionális kapcsolata van, vagy ha ezek gyakran változnak, gyakorlatilag lehetetlen pontosan ábrázolni őket.

Talán a leggyakoribb hely az zavaró Org Charts megtalálása az Egyesült Államok szövetségi kormányában. Az Oak Ridge Nemzeti Laboratórium Számítástudományi és matematikai osztályának Org-diagramja nem fejezi be gyorsan a szervezet struktúrájának megértését. Úgy tűnik, hogy tizenegy funkció közvetlenül az igazgatónak tartozik beszámolással.

Noha az ellenőrzés tartománya (a közvetlen jelentések száma, amelyet a menedzser hatékonyan felügyelhet) nem változik jelentősen, nehéz elhinni, hogy ez egy optimálisan működő szervezet. Egyes funkciók vezetői valószínűleg "egyenlőbbek". Ha ábrázolnánk a kommunikáció folyamatát ezen a szervezeten belül, és az egyes beosztottak által az igazgatóval töltött időt, a közvetlen jelentések egy részét valószínűleg át kellene sorolni más funkciók alárendeltjévé.

Szervezeti diagramok mint menedzsment eszköz

Az orgáblák általában inkább reaktív, nem pedig proaktív eszközök. Létrehoztunk egy szervezetet, vagy megengedtük annak kialakulására, és ez nőtt. A szervezeten belül vagy az emberekkel, akikkel kapcsolatba lépnek, már nem egyértelmű, ki miért felelős. Tehát összeállítunk egy csomó dobozt és sort, hogy megmutassuk mindenkinek, mit csinál. Ezután szaggatott vonalakat és hasonló mesterséges eszközöket adunk hozzá annak bemutatására, hogy az, amit először rajzoltunk, valójában nem mindig így van.

Jobb lehetőség azonban, ha elkészít egy olyan Org Chart-ot, amely azt tükrözi, hogy hova kíván menni a szervezet, ahelyett, hogy egyszerűen csak azt tükrözi, mint most. Ha lapos, vízszintes elrendezést szeretne, rajzolja meg az Org-diagramot. Mutassa be, hogy hat vagy nyolc (vagy akár tizenegy, ahogyan fentebb láttuk) vezetők jelentést tesznek az alelnöknek. Mutassa be, hogy mind a tíz programozó közvetlenül jelentkezik a projektmenedzserhez.

Ha szervezete megbízatása minőségi körökre vagy produkciós csapatokra támaszkodik, akkor ezt meg kell mutatnia az Org Chart-ban. Ne érintse meg a kényszert, hogy ragaszkodjon a vízszintes csoportokhoz és a függőleges vonalakhoz. Ha az alkalmazottak egyértelműbben megértik szerepüket, ezzel köröket, fordított háromszögeket vagy bármi mást használhat.

A piacon számos olyan szoftver termék található, amelyek megmutatják, hogyan kívánja működni a szervezet. Az OrgPlus példa azon eszközök fajtájára, amelyek felhasználhatók az üzleti szempont sok szempontjának tisztázására, beleértve az Org-táblázatokat.

Ahogy kell tenni

Az alábbi példa egy Org-diagram ábrázolása, amely nagy hatással volt rám. Egy új korszakban nyitották meg bevezetőként egy olyan vállalkozás számára, amely minden alkalmazottjának kreatív, új fellépést igényelt.

Világosan ábrázolja a kommunikáció és az innováció előmozdítását célzó, lapos, vízszintes struktúrát. Világosan megmutatja a két legfontosabb tiszt által alkotott csoportot, jelezve, hogy mit várnak el az alkalmazottak. Ugyanakkor megtartja a végső felelősség egyértelmű vonalait. Az elnök egyértelmûen a társaság vezetõje, de mindenki más tudja, hogy a siker érdekében meg kell tennie a részét.

Az orgábrának kell lennie

Még túl korai megmondani, hogy ennek az Org-diagramnak a kívánt hatása lesz-e. Csak néhány hét volt a helyén. A társaság tisztviselői azonban egyértelműen hatékony irányítási eszközként használják fel, hogy elősegítsék szervezetük új céljainak elérését.