Irodai asszisztens készségek és felelősségi körök

Tartalom

Irodai asszisztens munkaköri feladatok
Hogyan kell használni a készséglistákat
Legjobb irodai asszisztens készségek

Az irodai asszisztensek (hasonlóan a személyes asszisztensekhez) minden iparágban megtalálhatók, és meglehetősen nagy készségekkel rendelkeznek. Az irodai asszisztenseket néha titkároknak vagy adminisztratív asszisztenseknek is nevezik, ám az általuk nyújtott segítséget az iroda működésében segítik. Függetlenül attól, hogy az iroda ügyvédi irodának, orvosi gyakorlatnak, oktatási intézménynek vagy társaságnak tartozik, az igények hasonlóak; valakinek nyilvántartást kell vezetnie, ütemezést kell vezetnie, és az irodát használó emberek nevében gondoskodnia kell a rutin kommunikációról. Hogy valaki lehet te.

Irodai asszisztens munkaköri feladatok

Míg az irodai asszisztens pozíciói általában hasonlóak egymáshoz, a munka továbbra is változó - csak napról napra változik, nem pedig irodánként. Ma lehet, hogy recepciósként jár el, holnap szükség lehet a nyomtató javítására, másnap azt követően az egész iratszekrényt a huszonegyedik századba kell vinnie. Szüksége lesz egy nagyon széles készségkészletre a sikerhez.

Az irodai asszisztensek az üzleti világ nagy nem énekelt hősök közé tartoznak, mert amikor helyesen végzi a munkáját, senki sem veszi észre - úgy tűnik, hogy az iroda maga működteti. De néhány ember élvezi a gyors ütemű, ám mégis rugalmas munkát, az érzést, hogy mindennek középpontjában áll. És egy jó titkár szinte bárhol, bármilyen szervezetben megtalálhat munkát.

Hogyan kell használni a készséglistákat

Ezeket a készséglistákat az egész álláskeresési folyamat során felhasználhatja. Először, ezeknek a készségeknek a neve kulcsszóként működik, tehát minél többet használjon önéletrajzának megírásakor. Ne hagyja ki a felügyeletek felvételét, hogy kiderítse, hogy van mit akar, mondja el nekik közvetlenül.

Másodszor, ugyanezeket a kulcsszavakat használhatja a kísérőlevélben is. Koncentrálj kifejezetten azokra, akikre a leendő munkáltató leginkább törődik. Kutatást kell végeznie, mivel míg az irodai asszisztensek munkája gyakran hasonló, addig a felügyelők felvétele prioritások szerint változik. A munkaköri leírás valószínűleg tartalmazza a szükséges készségek listáját. Vigyázzon rá.

Végül felhasználhatja ezt a vitát az interjú megtervezésére. Győződjön meg arról, hogy készített legalább egy példát egy olyan alkalommal, amikor bemutatta képességeit az itt felsorolt kategóriákból.

Segíthet a munkaképesség és a készségtípusok szerint felsorolt készségek listáinak áttekintésében is.

Legjobb irodai asszisztens készségek

Verbális kommunikációs készségek: A kommunikáció kritikus, lágy készség az irodai asszisztens számára. Önnek kapcsolatba kell lépnie a felettesével, az irodai munkatársakkal, a szakemberekkel, akiket segít, és esetleg az ügyfelekkel vagy az azonos szervezet más irodáiban dolgozó emberekkel. Mindannyian csapatként dolgozol, és te vagy a fő kommunikációs központja. Minden nap vidámnak, segítőkésznek, tájékozottnak, artikuláltnak és jó hallgatónak kell lennie.

Válasz Telefonok
Ügyfélkapcsolatok
közlés
Telefonhívások átirányítása
Üzenet átvétele
Telefonhívások átirányítása
Kapcsolótábla
telefon
Verbális kommunikáció

Írásos kommunikációs készségek: A legtöbb irodai asszisztens sokat ír. Lehet, hogy emlékeztetőket írnak, űrlapokat kitölthetnek, leveleket vagy e-maileket készíthetnek. Néhányan tartalmat hoznak létre a cég webhelyén, vagy mások számára szerkeszthetnek szöveget. A tiszta, professzionális írásbeli kommunikáció kötelező.

Levelezés
Email
Levél
levelezés
Gépelés
Szövegszerkesztés
Írott kommunikáció

barát: Lehet, hogy az irodai asszisztens először látja az ügyfelet az irodába való belépéskor. Ha az iroda elsődleges lakosa pillanatnyilag kívül van, akkor az irodai asszisztens lehet az egyetlen személy, akivel a látogató kapcsolatba lép. Ha készen állsz, készen állsz arra, hogy mosolyog és kedves szavakkal üdvözölje a látogatókat, és segítsen nekik, amire szükségük van. Tehát a jó interperszonális készségek szükségesek.

Vevőszolgálat
A látogatók irányítása
Rugalmas
Barátságos
Köszöntjük a vendégeket
Személyek közötti
Pozitív hozzáállás
Megbízhatóság
Üdvözöljük a látogatókat

Technológiai készségek: A régi időkben a titkárok sokat gépeltek. Az idők megváltoztak, és így a technológia is, de az irodai asszisztensek továbbra is számíthatnak arra, hogy rengeteg időt töltenek el egy billentyűzet előtt. Írógép helyett meg kell ismernie a sokféle szoftver alkalmazást. Az sem tud fáj, ha tudjuk, hogyan lehet valamilyen fénytechnikai támogatást nyújtani, és hogyan kell megjavítani az illegális nyomtatót.

Számítógép
Excel
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Technológia

Szervezet: Az irodai asszisztenseknek rendkívül szervezettnek kell lenniük annak érdekében, hogy hatékonyan zongorázhassák sok feladatüket. Segítenie kell más emberek szervezését is, a naptárak karbantartásától az iroda rendben tartásáig.

Adminisztratív támogatás
kinevezések
Számlázás
naptár
Irodai
Adatbevitel
Levél kézbesítése
Elektronikus irat
Költségjelentések
reszelés
A recepció működése
Pénzkezelés
Irodai feladatok
Irodai felszerelés
Irodaszerek készlet
Irodaszerek
Irodai támogatás
Szervezet
Papírmunka
Szállítás

Problémamegoldó képesség: A problémamegoldás vagy a kritikus gondolkodási készség fontos minden irodai asszisztens számára, mivel gyakran te leszel az a személy, akivel mások felmerülnek kérdésekkel.