E-mail köszöntések, amelyek elolvashatók
Tartalom
A BusinessInsider.com szerint az átlagos munkavállaló a nap 25% -át fordítja több száz e-mailen keresztüli blogolásra. Míg egyeseknek szükségük van az alapvető e-mail etikett kidolgozására, mások hibákat követnek el egyszerűen azért, mert túlterheltek a komoly kommunikációs volumenről.
Álláskeresése során valószínűleg sok-sok e-mailt küld, beleértve kísérőleveleket, köszönőleveleket és üzeneteket a munkakereséssel kapcsolatos kapcsolatoknak.
Szánjon időt arra, hogy elkerülje a kellemetlen hibák elkerülését, például valaki nevének helyesírását, és mindenképpen írjon válaszokat.
Kezdje profi üdvözlettel
Törekedjen a tárgyalás világosságára. Válasszon valami közvetlen elemet, amely meghatározza az e-mail címét, például: „megváltozott a találkozó ideje” vagy „gyors lekérdezés az Ön javaslatáról”.
Kerülje el, hogy egy sárgarépát egy olyan tudósítóval lógjon be, mint például "tájékoztatnom kell ...", amely megpróbálja rávilágítani az olvasást az e-mailre, hogy szándékában álljon. Az emberek gyakran döntenek arról, hogy e-mailt kívánnak-e megnyitni a tárgysor alapján, ezért válasszunk egy, amely világosan meghatározza a céljait.
Használjon professzionális üdvözletet. Adjon hozzá egy megfelelő üdvözletet a körülmények és a címzett számára. Bizonyos üdvözletek e-mailben működnek, de nem használják rendes levélben, míg egyes üdvözletek mindkettőre vonatkoznak.
Válasszon üdvözletet annak alapján, hogy mennyire ismeri az embert, akinek ír, és az üzenetet, amelyet küld. Például, ha ír valakivel, akit ismer, akkor a "Hi Jim" megfelelő. "Kedves úr / úr. Smith. Smith" megfelelő lenne, ha állásra jelentkezne, vagy üzleti levelet írna.
Kerülje a "hé" e-mail üzenet megnyitását, amely nagyon informálisnak tűnik, és amelyet általában nem használnak a munkahelyen. Ezenkívül tartózkodjon a "Helló emberek" és a "Helló fiúk" iránt is, még akkor is, ha az e-mail jellege enyhébb.
Üdvözlő példák
- Kedves Keresztnév Vezetéknév(ez akkor működik, ha nem ismeri annak a személynek a nemeit, akinek írt)
- Kedves Keresztnév(amikor e-mailt küld ismerősének)
- Üdvözlet Keresztnév(Ha e-mailt küld valakinek, akit ismersz)
- Kedves Úr / Hölgyeim! Vezetéknév
- Kedves Úr / Hölgyeim! Keresztnév családnév
- Kedves Dr. Vezetéknév
- Kinek aggódhat
- Kedves emberi erőforrás menedzser!
- Kedves bérleti menedzser!
Az üdvözlés után használja a megfelelő írásjeleket. További hivatalos e-mailekhez a név után pontosvesszőt kell használni. Ismerősei vagy hétköznapi levelezése esetén használjon vesszőt az üdvözlő név után.
Kerülje a gyakori hibákat
E-mail írásakor az alábbi hibák fordulnak elő, amikor az emberek gyorsan rohannak egy üzenet elhagyására. Szánjon időt az üzenet áttekintésére és hajtsa végre a következő lépéseket.
- Adja hozzá utoljára az e-mail címet.Ha nincs lehetősége az e-mailek visszavonására, utoljára adja meg a címet, ha általában gyors indítóujja van. Csak akkor adja meg a címzett nevét, ha biztos benne, hogy e-mailje készen áll a felhasználásra.
- Kerülje a régi "Minden válasz" hibát.Vigyázzon az ujjadra, amikor a „Válasz mindenkinek” gombra kattint. Gondoljon arra, hogy a listán szereplőknek valóban el kell olvasniuk a mondatot. Ne feledje továbbá a láncban lévő régebbi e-maileket is, amelyeket esetleg nem akarja, hogy a Válasz összes listáján valaki láthasson.
- Menj könnyedén a humorra. Nehéz embereket észlelni az e-mailekben, mivel hangod nem feltétlenül ragyog át. Testbeszéd, arckifejezés vagy ritmus nélkül a humor lecsúszhat, vagy akár akaratlanul sértheti az olvasót. Játszd biztonságosan, és hagyja ki.
- Lektorált.Ne tévessze fel azt a gondolatot, hogy az emberek el fognak bocsátani az esetleges hibákat az informális e-mailekben, vagy hogy a hibákat tolerálják, ha a telefonján gépelnek. Az e-mail hibáit szigorúan ítélheti meg, különösen, ha burjánzóak. Ne hagyatkozzon a helyesírás-ellenőrzővel, amely gyakran rossz szót választhat az Ön számára. Olvassa el az e-maileket úgy, mint bármilyen fontos dokumentum. Különösen ellenőrizze és ellenőrizze, hogy helyesen írta-e az emberek nevét.
- Ne használjon hangulatjeleket vagy hangulatjelek. Az e-mailek egyre inkább a szöveges üzenetekhez hasonlítanak. A munkahelyi üzenetekben néha szerepelnek „remek-megjelölés” hangulatjelek vagy mosolygó arcok. Annak ellenére, hogy egyre gyakoribbak, kerüld el a hangulatjeleket és a hangulatjeleket a hivatalos levelezés során. Ha az e-mail üdvözlőkártyán szerepel egy személy vezetékneve, ez egy biztos jel, hogy hagyja el hangulatjeleket és hangulatjeleket.
- Ne feledje, hogy az e-mail örökké tart.Gondoljon kétszer, mielőtt e-mailen küld valami személyes vagy bizalmas információt, e-mailben elbocsát, valakit lebecsül, vagy haraggal válaszol. Még a törölt e-maileket is felt lehet feltölteni az adatmentésekből. Az ilyen típusú interakciókat jobb lehet személyesen elvégezni. Alkalmazza a 24 órás szabályt. Ha nem biztos abban, hogy el kell-e küldenie az üzenetet, várjon a következő napig, hogy eldöntse. Egy másik jó ökölszabály: Ne írj semmit e-mailbe, amelyet nem lenne hajlandó nyilvánosan megosztani, például egy levélben vagy például a közösségi médiában.
