Mérföldkövek használata a projektmenedzsmentben
Tartalom
- Mikor kell használni a projekt mérföldköveit?
- Milyen gyakran tegye mérföldköveket a tervbe
- Hogyan reprezentálják a mérföldköveket a Gantt-diagramján
- A mérföldkövek megnevezése
- Hogyan lehet mérföldköveket aláírni
- Mérföldkövek használata a kommunikációhoz
A projekt egyik meghatározó jellemzője, hogy egy meghatározott ideig tart. Ez néhány héttől több évig tarthat, és néhány esetben a nagyszabású építési projektek vagy közmunkák esetében évtizedekig tarthat.
A haladás nyomon követése és annak biztosítása érdekében, hogy a kulcsfontosságú teljesítményeket az ütemterv szerint teljesítsék, a projektvezetők mérföldköveket használnak.
A projekt mérföldköve nulla időtartamú feladat, amely a projekt megvalósítását jelenti. Ezeket arra használják, hogy megmutassák a mozgást és az előrehaladást, és megmutassák az embereknek, hogy mi folyik, még akkor is, ha nincsenek részletes ismereteik az odajutás feladatairól. Ebben a tekintetben nagyon hasznosak az érintettek kommunikációjában és az elvárások megfogalmazásában.
Mikor kell használni a projekt mérföldköveit?
A projektmenedzsment mérföldkövei a következők megjelölésére szolgálnak:
- A munka jelentős szakaszainak kezdete
- A munka jelentős szakaszainak vége
- határidők
- Amikor fontos döntés születik
- Egyéb rögzített időpontok, amelyeket kifejezetten ki kell hívni
Milyen gyakran tegye mérföldköveket a tervbe
Egy tanfolyam javasolhatja, hogy havonta kb. Egyszer helyezze el mérföldköveit a tervében. Ez rendben van és jó ökölszabály, de szakmai megítélésedet kell figyelembe vennie. Néhány hónap sok tevékenységet folytathat azzal, hogy a fontos találkozókat mérföldkövekként jelölik meg, a döntéseket meghozzák, az egyik szakasz lezárul, a másik pedig megkezdődik.
Más hónapokban a végrehajtásra összpontosíthat, és nagyon kevés, ha van ilyen dolgával, megteheti mérföldkövet.
A jelentési célokból célszerű indokolni egy mérföldkő megszerzését minden jelentési ciklusban legalább egyszer.
Hogyan reprezentálják a mérföldköveket a Gantt-diagramján
A mérföldkövek a Gantt-diagram egyik alkotóeleme, és diagramon gyémántként jelennek meg. Nem mutatják őket normál feladatként, mert nulla időtartamúak: más szavakkal, nem vesznek fel időt. A Gantt-diagramra való tervezés céljából csak történnek.
Ha nem használ Gantt-táblázatokat, akkor is használhat mérföldköveket. Íme 5 alternatívája a Gantt-diagramoknak: ezekkel még beépítheti mérföldköveit a tervbe.
Ha személyesen szeretne szerveződni, és a projektkezelő szoftver nincs teljesen integrálva a naptárba, akkor a kulcs dátumait másolhatja és beillesztheti a naplóba. Attól függően, hogy mennyire szeretsz dolgozni, ez emlékeztetheti Önt arra, hogy mi lesz a következő.
A mérföldkövek megnevezése
A mérföldköveknek egyértelműen le kell írniuk a projekt ütemtervét, de nem olyan, amely azt sugallja, hogy feladat. Tehát ezeket nem a „Megállapodás megszerzése a 2. szakaszba való áttérésről”, hanem „a 2. szakasz kezdődik” -nek kell nevezni. Ha szeretné tükrözni a 2. fázisba való átállásról szóló megállapodás megkötésére tett erőfeszítéseket, akkor közvetlenül a mérföldkő előtt adjon hozzá egy feladatot annak lefedéséhez.
A mérföldköveknek leírniuk kell az általuk ábrázolt időpontot így:
- A tesztelési szakasz befejeződött
- PID jóváhagyva
- Aláírt szerződés
Sok projektvezető úgy dönt, hogy számozza meg mérföldköveit a hivatkozás megkönnyítése érdekében. Munka szerinti bontási struktúrát használva az ebből származó számozást használhatja. Egyébként jó az M1, M2 és így tovább használni, hogy világossá tegye, mire utal. A tiszta elnevezési struktúra fontosabbá válik, amikor a mérföldkövek száma növekszik, ezért gondold át, hogyan fogod ezt megtenni, ha a projekt több hónap alatt fut.
Hogyan lehet mérföldköveket aláírni
A mérföldkövek a projekt ütemtervének részét képezik, tehát amikor az ütemterv alapra kerül, mérlegelnie kell a mérföldkövek aláírását.
Ha módosítania kell a mérföldkövek dátumait, akkor a szokásos változáskezelési eljárást kell alkalmaznia a terv kiigazításához. Ez lehet olyan egyszerű, mintha beszélgetne a projekt szponzorával, és tudatja velük, hogy miért kell változtatni a dátumokat, vagy formális, mint egy új ajánlott ütemterv összeállítása és a tervezettel foglalkozó bizottság eljuttatása a megerősítéshez.
A legjobb, ha mielőtt használni szeretné, kiderül, hogy mi lesz a mérföldkő aláírási folyamata, ha van ilyen, és így nem pazarolja az időt, amikor változtatnia kell.
Mérföldkövek használata a kommunikációhoz
A mérföldkövek hasznosak a kommunikációban és a jelentéskészítésben, mivel ezek képviselik a terv minimális ellenőrzési pontjait. Más szavakkal, ha elvégzi az összes többi feladatot, akkor is láthatja, mi történik, és a mérföldkövek segítségével továbbra is tovább haladhat a projekt mellett.
Önnek képesnek kell lennie arra, hogy kihúzza a mérföldköveket és helyezze őket a műszerfalra vagy a projektjelentésre. El kell elég részletesen elmondaniuk a projekt történetét, hogy kielégítsék azokat az embereket, akiknek jelentést tesznek, általában a projekt szponzora vagy más végrehajtó csoport, például az irányító csoport (vagy a projekt testület) számára. Minden hónapban vagy az Ön által használt jelentési gyakorisággal megmutathatja, hogy mely mérföldköveket sikerült elérni.
A mérföldkövekkel való beszámolás meglehetősen egyszerű, és gyakran táblázat formájában történik. Felsorolja a mérföldkő leírását, az esedékesség dátumát, majd az új előrejelzett dátumot. Amikor a mérföldkövet elérik, és teljesnek is megjelölhető, akkor ezt a dátumot is hozzá kell adni. Remélhetőleg ugyanaz lesz, mint az előrejelzett dátum, de a projektek nem mindig működnek így.
Az ilyen táblázat egyértelművé teszi, hogy mi történt és mi kiemelkedő. Meg tudja tervezni a választ a következő kérdésre: „Miért nem értük el ezt a mérföldkövet?” mielőtt elmész egyeztetni a szponzorral, vagy elküldeni a jelentést.
Ha a projektterve nagyon hosszú, és sok mérföldköve van, akkor könnyebb lesz elhagyni a befejezett mérföldköveket minden jelentési ciklusban. Csak az abban a hónapban elkövetkező vagy befejezett mérföldköveket jelentse be: a következő hónapban vegyen be mindent, ami az előző hónapban befejeződött, így nem növeli folyamatosan a jelentés hosszát azáltal, hogy elmondja az embereknek az olyan munkáról, amelyről már tudják, hogy befejeződött.
A mérföldkövek egy igazán hasznos projektmenedzsment eszköz a tervezéshez, az ütemezéshez és a jelentések készítéséhez, és könnyen kezelhetők. Tegye be néhányat a következő projekttervébe, kövesse nyomon őket, és megtudhatja, hogy megtanulja, melyik frekvencia működik az Ön számára legjobban.
Mint minden a projektmenedzsmentnél, használd őket rugalmasan a kívánt eredmény eléréséhez, ezeket a tippeket és útmutatásokat felhasználva saját döntéseidhez.
