Professzionális levél- és e-mail írási útmutató
Tartalom
- Professzionális levél- és e-mail írási útmutató
- Elérhetőség
- Üdvözlés
- Levél törzse
- Záró
- Aláírás
- Hogyan lehet levelet küldeni?
- A levelezés formázása
- Levélírás irányelvek
- Példák és sablonok
- Korrektúra és helyesírás-ellenőrzés
Hogyan lehet a legjobban professzionális levelet írni - papír levélben vagy e-mailben? Az egyik valóban nem jobb, mint a másik. Bizonyos esetekben érdemes e-mailben kommunikálni, és néha el kell küldenie egy hagyományos gépelt, nyomtatott és aláírt levelet. Bármit is választja, fontos betartani a legjobb szakmai levél- és e-mail írási és formázási irányelveket.
Az e-mail küldése gyorsabb és könnyebb, de néhány e-mail üzenet soha nem nyílik meg, és attól függően, hogy kinek írsz és miért írsz, szükség lehet egy gépelt és aláírt levél elküldésére, vagy akár online feltöltésére.
A választott üzenet típusa attól függ, hogy kivel kommunikál, és a levelezés céljától.
Professzionális levél- és e-mail írási útmutató
Az összes jól megírt levél több szakaszt tartalmaz. Az egyes szakaszokban szereplő információk és az általános formátum attól függ, hogy gépelt levelet vagy e-mailt küld-e.
Fontos, hogy ismerje a levél különböző részeit, és hogy mindegyiket fel kell sorolni. Azt is tudnia kell, hogy hogyan lehet címezni és aláírni mind a gépelt, mind az e-mail kommunikációt. A levél különböző részei a következők:
- Elérhetőség
- Üdvözlet (üdvözlet)
- Levél törzse
- Záró
- Aláírás
Elérhetőség
A kapcsolattartási adatok megadásának módja a levél küldésének módjától függően különbözik. E-mailben elérhetőségi adatai az üzenet végén lesznek, míg írásbeli levélben az elérhetőségi adatok az oldal tetején vannak. Íme, amit fel kell venni az elérhetőségi részbe, valamint a gépelt levelek és e-mailek mintái.
Üdvözlés
Az üdvözlet a levél üdvözlő része, amelyben valami hasonlót mond: „Kedves Mr. Peterson” vagy „Kinek ez aggódhat”. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a levél-üdvözlet példákat, amelyek jól működnek a szakmai levelezésben.
Levél törzse
A levél szövege több bekezdést tartalmaz. Az első bekezdésnek tartalmaznia kell egy bevezetést és az írás indokának rövid magyarázatát. A második bekezdésnek (és az azt követő bekezdéseknek) tovább kell magyarázniuk az írás indokát. Az utolsó bekezdésben vagy kérnie kell az olvasótól az intézkedést, ha valamit kér, vagy meg kell adnia, hogyan fogja követni. Ügyeljen arra, hogy a levél célja egyértelmű legyen. Az olvasónak tudnia kell, hogy mit kér, és hogyan segíthet Önnek. Vagy ha szolgáltatásokat vagy segítséget kínál, győződjön meg arról, hogy egyértelmű, mit tud nyújtani.
Záró
A levél olyan kifejezéssel záródik, mint „Üdvözlet” vagy „Üdvözlettel”, amelyet vessző követ, majd az aláírás, ha gépelt levelet küld. Ha e-mail üzenetet küld, írja be egyszerűen a nevét a bezárás után.
Aláírás
A levél utolsó érme az aláírás, amely egy e-mail üzenetben tartalmazza az Ön elérhetőségét.
Hogyan lehet levelet küldeni?
Fontos, hogy hivatalosan vegye fel a kapcsolatot az írással, hacsak nem ismeri őket nagyon jól.
A levelezés formázása
Most, hogy megvan az összes olyan információ, amelyet az üzenetbe bele kell foglalnia, olvassa el a levélhez és az e-mailhez használt szabványos formátumot.
Levélírás irányelvek
A következő lépés a levél fényesítése. A bekezdések, valamint az oldal teteje és alja között sok helynek kell lennie. Kiválaszthatja az olvasható, professzionális stílust és a betűméretet is. Amit mondasz, az írás okától függ, ezért ügyeljen arra, hogy a levél a személyes és szakmai helyzetéhez igazodjon.
Példák és sablonok
A sablon használata nagyszerű módja annak, hogy elindítsa saját levélét vagy e-mail üzenetét, mivel az alap formátummal kezd a helyén. Egyszerűen adja meg adatait a levél megfelelő részében.
A példákra való áttekintés szintén hasznos, mert ötleteket kap a saját levelezésében.
Korrektúra és helyesírás-ellenőrzés
Végül, mielőtt kinyomtatná vagy feltöltené a levélét, vagy elküldené e-mail üzenetét, ellenőrizné a helyesírást, a nyelvtan ellenőrzését és a korrektúrát.
Tipp annak ellenőrzésére, hogy nincs-e hiba, az, ha hangosan elolvassa. A hibákat, amelyeket elmulasztott, csak olvasással észlelheti.
