Milyen információkat tárolnak a munkavállalói egészségügyi nyilvántartásokban?
Tartalom
A munkavállalói egészségügyi dosszié mindent tartalmaz, amely az egészséggel, az egészségügyi ellátásokkal, a munkavállalói egészséggel kapcsolatos szabadsággal, valamint az ellátások kiválasztásával és a munkavállalóval kapcsolatos lefedettséggel kapcsolatos. A munkáltató minden munkavállaló számára külön kezel egy orvosi dossziét. Ezeknek a fájloknak a tartalma soha nem keverhető össze más alkalmazotti fájlokkal, mint például a személyi állomány.
Mivel az orvosi dosszié érzékeny és bizalmas információkat tartalmaz, biztonságos, zárt, elérhetetlen helyen kell lennie. Az aktív szekrénynek, amelyben az alkalmazottak orvosi dokumentációit tárolják, szintén reteszelni kell, és a HR-személyzetnek kell lennie az egyetlen kulcsnak. A munkavállalói egészségügyi dokumentumokhoz csak a humán erőforrás munkatársai férhetnek hozzá.
Az 1996. évi egészségbiztosítási hordozhatóságról és elszámoltathatóságról szóló törvény (HIPAA) előírja a munkáltatóknak, hogy bizalmasan kezeljék a munkavállalók egészségügyi nyilvántartásait; az orvosi nyilvántartásokat külön és más üzleti nyilvántartásoktól eltekintve kell tárolni. Soha ne tárolja az alkalmazottak egészségügyi nyilvántartásait a munkavállaló általános személyi állományában.
Az információk bizalmas kezelése miatt a nyilvántartásokat el kell különíteni azoktól a fájloktól, amelyekhez az alkalmazottak, például a felügyelők vagy a vezetők hozzáférhetnek. (Valójában ez általában a személyi állományok esetében is ajánlott - csak a HR munkatársak számára biztosítson hozzáférést.)
A munkavállalói egészségügyi dosszié tartalma
Ez az a fajta elem, amelyet biztonságosan el kell tárolni a munkavállaló orvosi aktájában. Ha kétségei vannak, tévedjen az alkalmazottainak orvosilag nyújtott információk védelmének oldalán.
- Egészségbiztosítási kérelmek és nyomtatványok
- Életbiztosítási kérelmek és nyomtatványok
- Kijelölt kedvezményezett információk
- Bármely olyan munkavállalói juttatás igénylése, amely esetleg orvosi információt igényelhet, például látásbiztosítás
- Fizetett vagy fizetetlen orvosi szabadság iránti kérelmek
- A Family Medical and Leave Act (FMLA) jelentései, valamint a kapcsolódó alkalmazások és papírmunka
- Orvos által aláírt FMLA papírmunka
- Dokumentáció egy családtag vagy gyermek betegségeiről, akiknél az FMLA-időt igényli a folyamatos gondozás biztosításához
- Orvosilag kapcsolódó szabadságdokumentáció azon alkalmazottak számára, akik nem jogosultak az FMLA szabadidejére
- Orvosi vizsgálatok, jegyzetek, levelezés és ajánlások
- Orvoshoz kapcsolódó mentség az orvos távollétéhez vagy késleltetéséhez
- Orvosi feladatok korlátozása az ajánló orvos dokumentációjával
- Balesetek és sérülések jelentései, beleértve az OSHA által megkövetelt dokumentumokat
- Munkavállalók kártérítési jelentései sérülésekről vagy betegségekről
- Bármely más forma vagy dokumentum, amely magán orvosi információkat tartalmaz egy alkalmazottról
Ha ezeket a fájlokat bizalmasan kezeli, az alkalmazottak megbíznak benne, és őrizni fogja a törvény szellemét és jelentőségét.
Felhívjuk figyelmét, hogy bár a megadott információk hitelesek, a pontosság és a jogszerűség nem garantált. A weboldalt világszerte a közönség olvassa, a foglalkoztatási törvények és rendeletek államonként és országonként eltérőek. Kérjük, kérjen jogi segítséget vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati forrásokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései helyesek-e az Ön tartózkodási helyére vonatkozóan. Ez az információ útmutatáshoz, ötletekhez és segítséghez szolgál.
