A sikeres projekt 5 kulcsfontosságú eleme

Tartalom

• Elkötelezett projekt szponzor
• Tiszta célok és alkalmazási kör
• Jó projektmenedzser
• Bevont érdekelt felek
• Dedikált projektcsoport tagjai

A kormányzati szervezetek projekteket hajtanak végre, amikor az emberek munkájának valamely szempontját meg kell változtatni. A Projektmenedzsment Intézet szerint a projekt „ideiglenes csoportos tevékenység, amelynek célja egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény előállítása”. Amikor egy projekt megváltoztatja a szervezet üzleti tevékenységét, a projekt végtermékei beépülnek a napi munkába, és így javítják a szervezet állandó munkáját.

Lehet, hogy könnyűnek hangzik, de nem az. A változás nehéz, és a projektek nagyon könnyen lefuthatnak a sínről. Minden nap olyan kihívásokkal jár, amelyek veszélyeztetik a projekt előrehaladását és az esetleges sikert. Ennek a veszélynek a leküzdésére a projekteknek bizonyos alapvető elemekre van szükségük. A következő elemek helyett a projektnek nagy esélye van a sikerre.

Elkötelezett projekt szponzor

A projekt szponzora a szervezet magas szintű személye, aki a projekt tulajdonosa. Az elkötelezett projektszponzor elvárja, hogy a projekt sikeres legyen, és megtesz minden tőle telhetőt, hogy a siker megvalósuljon.

A projekt szponzorának négy elsődleges feladata van a projekttel kapcsolatban. Először a szponzor bajnok a projektet. Ő nyilvános és magánszemélyeknek szólítja fel a projektcsapatot. Másodszor, a szponzor támogatja a projektvezetőt. Amikor egy projektmenedzsernek akadályokat kell eltávolítania, segítségért hívja a szponzort, mert a szponzornak megvan a szervezeti befolyása, hogy a dolgok megtörténjenek. Harmadszor, a szponzor összehangolja az erőforrásokat azáltal, hogy közvetlenül biztosítja azokat, vagy más magas szintű emberekkel együttműködik az erőforrások megszerzése érdekében. Ha a szponzor egy hatalmas bajnok egy projekt számára, akkor a szponzor társaik valószínűleg jelentős forrásokat járulnak hozzá. Negyedszer, a szponzor megkönnyíti a döntéshozatalt. Amikor a projektcsapat felbomlik, a szponzor közvetítheti a döntést, vagy dönthet úgy, hogy döntést hoz.

A szponzor folyamatosan kommunikál a projektmenedzserrel. A kettő együttesen határozza meg, mikor kell a szponzornak belépnie, és erőteljesebben gyakorolja a szponzor felelősségét a projektmenedzser támogatása érdekében. Például egy projektmenedzsernek problémái lehetnek az információk megszerzésével a szervezet pénzügyi részlegétől. A projekt szponzora felkeresheti a pénzügyi vezérigazgatót a helyzetről, és kérheti, hogy az információk megszerzésének prioritása legyen a versengő feladatok fölött.

Tiszta célok és alkalmazási kör

Mielőtt egy projekten dolgoznának, vagy akár meg is tervezik, a projekt szponzorának meg kell határoznia a projekt céljait és terjedelmét. A célok azok a nagy dolgok, amelyeket a projektnek el kell érnie. Vegyünk például egy szoftverjavító projektet. Az emberi erőforrás osztály egy jól ismert, testreszabható üzleti szoftvert használ a bérszámfejtés kezelésére. A szervezet egy modult akar felvenni a tanulásmenedzsmenthez. A projekt célja a tanuláskezelő szoftver testreszabása a szervezet üzleti igényeihez, és integrálása a meglévő bérszámfejtési rendszerbe.

A hatókör meghatározza a projekt paramétereit. Folytatva a szoftverprojekt példát; ennek a projektnek a hatása a tanuláskezelő rendszer bevezetésére és a bérszámfejtési rendszerbe történő integrálására korlátozódik. Sokszor hasznos azonosítani a hatályon kívüli dolgokat, hogy megértsük, mi a hatóköre. Ehhez a projekthez más modulok felvétele nem lehetséges. A számviteli osztály nem léphet fel a projektmenedzserhez, és nem kérhet számlázást, követeléseket vagy tartozásokat.

Ha hozzáad egy modult, miután a projekt meghatározásra került, a hatókör kúszik. A jó projekt szponzorok és projektmenedzserek védekeznek a kúszás ellen, és nagyon vonakodnak hozzáadni a projekt közepét. A projekt terjedelmének növelése növeli a projekt erőforrásigényét, például időt és pénzt. Ezenkívül a kiegészítő alkalmazási kör kidolgozása veszélyezteti a munkatermékek minőségét.

Jó projektmenedzser

A projektmenedzser megtervezi a munkát és megszervezi az erőforrásokat a projekt megvalósításához. Ez a személy a kapcsolat a projekt szponzora, aki meghatározza a jövőképet, és a projekt csapat között, aki azt megvalósítja. Megfelelően és időben a projektmenedzser bevonja az érdekelt feleket, hogy nyújtsák be véleményüket.

A projektmenedzserek általában a következő tulajdonságokkal rendelkeznek, amelyek segítenek nekik a projekt továbbvitele során:

• A projektvezetők tervezők. Átgondolják a munka sorrendjét, és tudják, mi történik, miután a csapat elvégzi a feladatot. Jó terveket készítenek, de tudják, mikor kell rugalmasan alkalmazkodni, és elterelni a tervet.
• A projektvezetők megbízhatóak. A mások munkájától függő sikereikkel a projektmenedzsereknek szükségük van az emberekre, hogy bízzanak jó szándékukban és kompetenciájukban. A bizalom különösen fontos a projektmenedzser és a projekt szponzora közötti kapcsolatokban.
• A projektvezetők általában extroverták, mert munkájuk túlnyomó részében kommunikációt folytatnak.

Felelőssé teszik az embereket kötelezettségvállalásaikért. Íme egy példa. A projektcsapat egyik vezetője azt mondta a projektmenedzsernek, hogy a csapattag hetente négy órát fordíthat a projektre. Ez a csapattag kihagyott két heti találkozót egymás után, és nem haladt előre a kijelölt feladatokban a munkabontási struktúrában. Az első elmulasztott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapat tagjával, hogy megvitassák a távollétet és az elmulasztott határidőket. A csapat tagja szerint sürgetõbb prioritásokkal rendelkezik. A projektmenedzser gyanította, hogy ez nem igaz, ezért a második elmulasztott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapattag felettesével. A felügyelő azt mondta a projektmenedzsernek, hogy gondoskodni fog arról, hogy a csapattag viselkedése megforduljon.

Bevont érdekelt felek

A projekt érdekelt felei olyan emberek, akiknek érdeklődése van a projekt sikere iránt, de nem tagjai a projekt csapatának. Nem gondolkodnak a projekten napi rendszerességgel, mint ahogyan a projektmenedzser vagy a projektcsoport tagjai, de szeretnének lépést tartani a kritikus döntésekkel és a projekt céljainak elérése érdekében tett általános előrehaladással kapcsolatban.

Az érdekelt feleknek megvan az a motivációjuk, hogy lépést tartsanak a projekttevékenységekkel, de a projektmenedzser felelőssége, hogy összekapcsolja őket a projekt céljainak elérése érdekében. Sok esetben ennek végrehajtása finom egyensúlyt jelent a túl sok bemenet és a túl kevés bevétel között. Az érdekelt felek nem mérlegelhetnek minden döntést. Ez megakadályozná a projektet, és minden döntést harcba hozna. Ezzel szemben az érdekelt feleket nem lehet kizárni, mivel szinte minden projekt jelentős része kielégíti az érdekelt feleket.

Dedikált projektcsoport tagjai

A projekt csapat tagjai elvégzik a projekt munkáját. A projektcsapat tagjait sokszor szokásos feladataik mellett rendelik be egy projektbe, ami azt jelenti, hogy a projekt által okozott pótlólagos munka kompenzálása érdekében nem csökken a többi munka. A projektvezetők segíthetnek a csapat tagjainak tárgyalni a felügyelőikkel ebben a kérdésben, de a projektvezetőnek nincs ellenőrzése a projektcsoport tagjainak a projektön kívüli felelőssége felett.

A csapat tagjai elkötelezettsége a projekt iránt nagyon értékes. Elkötelezettség nélkül a határidők elcsúsznak, és a munkatermékek nem jó minőségűek. A dedikált csapattagok motiváltak arra, hogy a projekt céljait időben, költségvetésen belül és a minőségi elvárásoknak megfelelően teljesítsék.