Hogyan írjunk RFP-t

Tartalom

• A 12 lépés

A pályázati kérelem, amelyet néha RFP-nek vagy RFQ-nak ("árajánlatkérés") hívnak, olyan dokumentum, amelyet a vállalat kiad, amikor egy terméket akar vásárolni, és specifikációit a nyilvánosság számára elérhetővé kívánja tenni. Ez általában akkor fordul elő, amikor több vállalat licitál a munkára, és az RFP versenyképesebb árakat hív fel. De ha nem előkészíti az RFP-t helyesen, akkor erőfeszítései időt pazarló ajánlatokat eredményezhetnek, vagy ami még rosszabb, egyáltalán nem nyújtanak ajánlatot. A legjobb eredmények elérése érdekében megtudhatja, hogyan lehet RFP-t létrehozni.

Nehézség: Átlagos

A szükséges idő: Több nap

A 12 lépés

1. Csináld meg a házi feladatodat:Mielőtt elkezdené az RFP írását, kitalálhatja, mit kell, mit szeretne és mi lehetséges. Ne adjon ki RFP-t olyan géphez, amely óránként 1500 widgetet képes előállítani, ha még soha nem adott el havonta 25-nél többet. Nincs értelme RFP-t kiadni egy nagy teljesítményű autó számára, ha a hírnök ugyanolyan gyorsan képes átjutni a forgalomba kerékpárral.
2. Tegyen különbséget igényei és igényei között: Ha olyan alkalmazást szeretne vásárolni, amely képeket képes továbbítani a székhely és a munkahelyi kisteherautók között, megadhatja a másodpercenként szükséges képek számát, a szükséges képek maximális méretét és a szükséges felbontást. Bár jó lehet, ha ezeket a képeket színesnek látja, döntse el, vajon ez valóban szükséges. Ha valóban szüksége van egy adott kifejezésre, akkor használjon olyan szavakat, mint a "akarat", "kell", "kell". Ez azt jelzi, hogy ezek a követelmények. A pusztán "akar" előírásokat olyan szavakkal kell azonosítani, mint a "lehet", "lehet" és "választható".
3. Döntse el, hogy néz ki a győztes: Az RFP-re válaszként kapott javaslatok különböznek. Minden válaszoló társaságnak különféle erősségei és gyengeségei lesznek. Néhányan a legalacsonyabb költségekre fognak összpontosítani. Mások a legjobb minőségre összpontosítanak. És mások teljes szolgáltatáskészletet kínálnak. Előzetesen döntse el, mit keres - a legalacsonyabb költségeket, a leggyorsabb szállítást vagy a kettő kombinációját.
4. Szervezze meg a dokumentumot: Bármit, amit üzleti célokra írsz, sokat kell gondolkodni és meg kell szervezni. A vázlat jó hely a kezdéshez. Legalább részekre van szüksége a bevezetéshez, a követelményekhez, a kiválasztási kritériumokhoz, az ütemtervekhez és a folyamatokhoz. Ezeknek a szakaszoknak sok részei lesznek.
5. Írja be a bevezetőt: Itt magyarázza meg a potenciális ajánlattevőket, miért teszi közzé az RFP-t, és mit reméli elérni ezzel. A bevezetés tartalmazhatja a többi szakaszból összegyűjtött kulcspontok összefoglalását is, ideértve az esedékesség időpontját. Az RFP bevezetése egy képátviteli rendszerhez hasonlóképpen olvasható: "Az XYZ Company javaslatokat kér egy rendkívül megbízható, könnyen használható rendszerre, amely képes képeket továbbítani a központi irodából a furgonokhoz bárhol a nagyvárosi térségben. Reagáló ajánlatok 2007. március 5-én, hétfőn, PST-ig 8 óráig kell beérkezni. "
6. Magyarázza el a követelményeket: Ez a szakasz az egyik legfontosabb, és általában a legtöbb időt vesz igénybe. Meg kell adnia a továbbítandó képek méretét és tisztaságát, valamint a szükséges sebességet. Legyen konkrét, de ne mondja el az ajánlattevőknek, hogy szeretné elvégezni a munkát, kivéve, ha ez nélkülözhetetlen. Érdemes megosztani ezt a részt alszakaszokra. Például (a) képméret és minőség (b) átvitel, amely magában foglalhatja mind a kívánt sebességet, mind az olyan követelményeket, amelyek biztonságossá teszik az átvitelt (c) a kívánt opciókat, ahol a színt kívánatos opcióként sorolhatja be.
7. Kiválasztási kritérium: Itt mondja meg, hogy az ajánlattevők hogyan választják ki a nyertes ajánlatot. Tetszés szerint annyi vagy kevés tehet közzé. Jó ötlet egy olyan mondat beillesztése, mint például: "A nyertes ajánlattevőt, ha van, kizárólag az XYZ Company döntése alapján választják ki." Érdemes lehet létrehozni egy táblázatot, amely minden egyes ajánlatot odaítél egy adott ponttartományba az egyes kategóriákban. Ezután kérje meg a csapatot, hogy válassza ki a legjobb ajánlatot az első három pontszám közül.
8. Idővonalak: Ez a szakasz megmutatja a vállalatoknak, hogy milyen gyorsan kell cselekedniük, és mennyi ideig várható el a folyamat. Legyen ésszerű a határidők meghatározásakor. Ne kérjen javaslatot komplex rendszerekre, csak pár napot adjon az ajánlattevőknek a válaszadásra. Hagyjon több időt az ajánlat elkészítésére, ha az RFP nagy, ha a kívánt vásárlás bonyolult, vagy ha nagyon részletes választ igényel. Itt is megmondhatja az ajánlattevőknek, mennyi ideig tart az értékelési folyamat, amikor értesítést kapnak, ha sikeresek voltak, és mennyi időn belül kell teljesíteniük azt, amit ígértek.
9. Folyamat: Ez a szakasz ismerteti a folyamat működését - az RFP kiküldésétől a szerződés odaítéléséig és a munka megkezdésének kezdetéig. Ez a szakasz azt mondhatja: "Az ajánlatoknak a fenti 8. lépésben megadott időpontban kell esniük. Az összes ajánlatot felülvizsgáljuk annak ellenőrzése érdekében, hogy megfelelnek-e az összes követelménynek és reagálnak-e. Minden reagáló ajánlatot X kategóriába sorolnak (akkor kategóriákat nevezhet meg, ha kívánja) és a három legfontosabb ajánlatot a pályázati csapat értékeli a nyertes ajánlattevő és egy póttag kiválasztása érdekében. A nyertes ajánlattevővel folytatott tárgyalások várhatóan két héten belül szerződés-odaítélést eredményeznek. "
10. Döntse el, hogyan küldje el az RFP-t: A legtöbb RFP-t postán küldik el, de nem kell, hogy legyen. RFP-t küldhet e-mailben, vagy feladhatja a cég webhelyén. Csak feltétlenül adja meg azt a nevet (vagy licitszámot), amelyet az ajánlattevőknek használniuk kell annak a RFP-nek az azonosításához, amelyre válaszolnak.
11. Döntse el, ki fogja kapni az RFP-t: Lehet, hogy már azonosította azokat a szállítókat, akiktől vásárolni szeretne. Lehet, hogy cége is rendelkezik elfogadható gyártók listájával. Ha nem, akkor a lehetséges gyártókat a professzionális hálózatán keresztül, online kereséssel vagy más anyagok megbízható szállítóitól kérheti meg ajánlásukat. Ne korlátozza az RFP-t átvevő személyek listáját csak a nagyvállalatokra vagy a már működő szállítókra. Előfordulhat, hogy jobb ötleteket és még jobb árakat talál a kisebb szállítóktól, akik gyakran szívesebben nyernek vállalkozását.
12. Értesítse a nyertest: Miután elvégezte a fenti lépéseket, itt az ideje, hogy megtegye a lépést, és értesítse a nyertes RFP-t, hogy itt az ideje, hogy továbblépjen a projekttel.