Hogyan lehet kidolgozni egy tervet a kiszervezéshez
Tartalom
A média kiszervezésével kapcsolatos sok vita miatt bonyolultnak tűnik, ám ez nagyon egyszerű. Még otthonainkban is sok feladatot "kiszervezünk": főzés, pázsit fenntartása és gyermekgondozás, csak néhányat említsünk. Ha nincs idejük, a hangsúly vagy a képességek a munka elvégzéséhez, akkor valakit keresünk, aki képes, és valakit, aki olyan áron fogja elvégezni a munkát, amelyet megfizethetünk. A vállalatok ugyanúgy működnek, annak ellenére, hogy döntéseikbe több tényező és döntéshozó bevonható.
Fejlesztési folyamat
De ahogy a családok eltérő döntéseket hoznak, a vállalatok meglepően eltérő döntéseket hozhatnak a kiszervezésről. Nincs olyan sablon, amely minden vállalkozás számára működne, de van egy folyamat, amelyet minden cégnek figyelembe kell vennie:
Megvalósítás
A múltban sok vállalat talán még nem is tudta, mi volt a kiszervezés. Manapság tudnak a kiszervezésről, de valószínűleg nem veszik észre, hogy hány outsourcing (és outsourcing-szerű) programot már működtetnek: Másolási központok, postatermek, létesítménygazdálkodás, IT és még a vállalati jogi részleg részei is. A kiszervezés nem feltétlenül oldja meg minden problémát, de a szerződések előző generációjának megismerése új projekteket fog azonosítani és értékes betekintést nyújt.
Célmeghatározás
A kiszervezési program létrehozásának sikere érdekében meg kell határoznia a konkrét célokat, például csökkentenie kell a teljes vállalati költségeket öt százalékkal, összpontosítania kell a hatékonyságot egyetlen helyszínen, vagy csak az egy üzleti egységben elvégzett funkciókat kell megvizsgálnia. A célokhoz nem kell hatalmas részlet. Ahogy az outsourcing tapasztalat növekszik, a meghatározások megváltoznak.
Részvétel
Számos szakértelem résztvevőire van szükség ahhoz, hogy hozzájáruljanak a tervhez, ellenőrizhessék a feltételezéseket és szakértői véleményeket nyújtsanak be. Ha az általános tervtől a konkrét projektekig mozog, megismétli ezt a folyamatot, és alcsoportokat hoz létre még pontosabb ismeretekkel.
Azonosítás
Most, hogy célokkal és szakértőkkel rendelkezik az információk azonosításához és értelmezéséhez, itt az ideje, hogy meghatározza a kiszervezési programhoz tartozó konkrét projekteket. Minden cég eltérő kritériumokat dolgoz ki, és a kultúra, valamint a pénzügyi vagy működési elemzés vezérli, de vannak közös kritériumok, amelyeket figyelembe kell vennie:
- Korábbi döntések: Cége valószínűleg korábbi döntéseket hozott a nem alkalmazottak, például ideiglenes munkavállalók vagy szolgáltatási szerződések használatáról. A részletekért működjön együtt a Beszerzéssel és a PMO-val (Projektmenedzsment Iroda). Nézze meg, hogyan kezelték a listán szereplő kérdéseket, és összegyűjtse a tanulságokat.
- Szakvélemény: Elegendő hozzáértés nélkül végez funkciókat vagy gyárt termékeket, vagy problémái vannak a vezetők megtartásával? A jelenlegi vezetőség terve van-e ezeknek a problémáknak a kezelésére? Ha nem, ez jó kiszervezési projekt lehet.
- Minőség: Még akkor is, ha egy funkcióban vannak megfelelő képességekkel rendelkező emberek és tapasztalt vezetők, akkor nem biztos, hogy megkapja a szükséges szolgáltatási szintet. Végez-e a menedzser ügyfél-felméréseket? Mit mondnak az ügyfelek a termékekről vagy szolgáltatásokról? A minőséghiány vagy az ügyfélszolgálat iránti érdeklődés hiánya egy másik jelzője a kiszervezésnek.
- Költség: A kivételesen magas színvonalú szolgáltatás nem feltétlenül jó érték. Hogyan lehet összehasonlítani a költségeket a versenytársakkal? A funkció havi jelentéseket készít: egységköltségek, működési költségek, többéves költségtrendek? Ha ez a funkció nem tudja elkészíteni ezeket a jelentéseket, egy kiszervezett szolgáltatás nagyobb átláthatóságot biztosíthat a műveleteiben.
- Skála: Amikor megvizsgálja az egész cégét, sok váratlan felfedezést fog végezni. Koncentrálj! Az egyik nagy projekt jobban ki tudja jelölni a kiszervezéseket, mint számos kisebb projekt. Ez az egyetlen nagy projekt sokkal kevesebb adminisztratív és irányítási erőforrást igényel. Vegyen átfogó listát, de csak azokat a jelölteket válassza ki, amelyek nagy hatással vannak a projektek első hullámára.
- Biztonság: Most jó ötlettel rendelkezik a potenciális projektekről. Ideje szűrni őket a biztonsági előírásoknak megfelelően. A biztonság összetett és ellentmondásos téma. Különböző szabványok vonatkoznak a különféle iparágakra, és egyes cégek biztonságtudatosabbak, mint versenytársaik. Megérteni a belső és ipari szabványokat, és ennek megfelelően korlátozni a projektek kiszervezését. A megbeszélésekbe foglalja bele a jogi, informatikai, vállalati biztonságot, a megfelelőséget (ha van ilyen) és az esetleges „kockázati” osztályokat.
- Fontossági sorrend: Minden fenti elemet (és esetleg más jellemzőket is) pontozni kell, majd az egyes projektekhez teljes "kiszervezési értéket" kell rendelni. Kétségtelen, hogy sok vita folyik arról, hogy mely jellemzők a legfontosabbak, ha pontozásuk pontos és más jellemzőket figyelembe kell venni. Ne lepődj meg, ha ez a folyamat hónapokig vagy akár évekig is tart.
- Kommunikáció: Mire a potenciális projekteket priorizálta, sok találkozót tartott és sok emberrel beszélt. Várják, hogy ezek a megbeszélések nyilvános információk legyenek azokon a szervezeti egységeken, amelyeket kihelyezett. Mindig tegyük fel, hogy ezek a megbeszélések megkapják az alkalmazottak lakosságát, gyakran valós időben. A gondosan átgondolt vállalati kommunikációnak fel kell készülnie és készen kell lennie. Soha ne hagyja, hogy a pletykák jobb információforrássá váljanak, mint tények.
Végrehajtó
A folyamat végén megkapja a kezdeti kiszervezési tervét. Sokkal több lépés van a terv végrehajtásakor: adatok megerősítése, albizottságok létrehozása konkrét projektekhez, szállítók azonosítása, pilóták vezetése, szerződések odaítélése és így tovább. A terv kidolgozása azonban biztosítja az első és legfontosabb lépéseket.
